Trong quá trình vận chuyển đơn hàng cho khách hàng,  Nhà bán sẽ không tránh khỏi việc phát sinh những đơn hàng chuyển hoàn do giao hàng không thành công do nhiều nguyên nhân  khác nhau như khách bom hàng, từ chối nhận...

Điều này sẽ dẫn đến nhu cầu có một quy trình thích hợp xử lý đơn chuyển hoàn để đảm bảo số lượng tồn kho. Haravan đã ra mắt tính năng Biên Bản Hoàn Hàng và hướng dẫn xử lý đơn hàng chuyển hoàn để giải quyết vấn đề này

Quá trình chuyển hoàn trong thực tế:

1. Đơn hàng giao hàng thất bại và chuyển sang trạng thái vận chuyển “Chuyển hoàn”

2. Nhà bán xác nhận đã nhận được đơn “Chuyển hoàn”.

3. Nhà bán nhập kho những sản phẩm chuyển hoàn để hoàn số tồn.

Có 2 nhu cầu chính phát sinh trong quá trình này:

1. Lọc tìm các vận đơn chuyển hoàn

2. Cách thức xử lý đơn chuyển hoàn trên hệ thống quản lý (Haravan)

Lọc  tìm vận đơn chuyển hoàn

Thao tác này để nhà bán hàng kiểm tra lại các đơn hàng giao không thành công

Tại mục Vận chuyển, nhà bán hàng thực hiện Thêm điều kiện lọc theo các nhu cầu sau:

Tình trạng 1: Vận đơn có trạng thái chuyển hoàn nhưng chưa nhận được từ đơn vị vận chuyển:

• Trạng thái phiếu giao hàng: Chuyển hoàn

• Trạng thái Nhận hàng (đây là trạng thái nhận hàng hoàn): Chưa nhận hàng

Tình trạng 2: Đơn chuyển hoàn đã tạo biên bản, nhận hàng nhưng chưa nhập kho sản phẩm

• Trạng thái phiếu giao hàng: Chuyển hoàn

• Trạng thái Nhận hàng (đây là trạng thái nhận hàng hoàn): Đã nhận hàng 

• Trạng thái Nhập kho: Chưa nhập kho

Tình trạng 3: Đơn chuyển hoàn đã tạo biên bản, nhưng chỉ mới nhận và nhập một phần số lượng sản phẩm trên đơn

• Trạng thái phiếu giao hàng: Chuyển hoàn

• Trạng thái Nhận hàng (đây là trạng thái nhận hàng hoàn): Đã nhận hàng một phần

Tình trạng 4:  Đơn chuyển hoàn đã nhập kho

• Trạng thái phiếu giao hàng: Chuyển hoàn

• Trạng thái Nhập kho: Đã nhập kho

Gợi ý:
Nhà bán hàng có thể xem mã biên bản hoàn hàng mà đơn vận chuyển đã được thêm vào tại mục Lịch sử giao nhận ở trang chi tiết vận đơn

Cách thức xử lý đơn chuyển hoàn trên hệ thống quản lý (Haravan)

Nhà bán hàng cần thực hiện tạo biên bản hoàn hàng ghi nhận lại các đơn chuyển hoàn và tình trạng sản phẩm trong đơn. Sau khi đã kiểm tra các vận đơn chuyển hoàn nhận từ nhà vận chuyển, nhà bán hàng tiếp tục thực hiện thao tác Nhập kho ngay trên biên bản hoàn hàng để nhập lại tồn kho sản phẩm

Xem thêm hướng dẫn Tạo biên bản hoàn hàng tại đây