Tính năng cho phép Nhà bán hàng tạo Biên bản hoàn hàng và nhập kho các sản phẩm hoàn về cho nhiều vận đơn cùng một lúc, giúp tiết kiệm thời gian, tránh sai sót. 

Quy trình hoàn hàng sẽ được thực hiện như sau:

  1. Khi có các đơn hàng giao không thành công vì không liên lạc được khách, khách bom hàng, giao sai sản phẩm,..., shipper sẽ hoàn trả về cho nhà bán hàng. 

  2. Để xác nhận tình trạng sản phẩm nhận được từ shipper, nhà bán hàng sẽ lập một biên bản hoàn hàng. 

  3. Nhà bán hàng sẽ thực hiện kiểm tra hàng hóa và cập nhật vào biên bản hoàn hàng nhằm xác nhận với nhà vận chuyển về tình trạng sản phẩm được hoàn về (nguyên vẹn, hư hỏng, mất hàng)

  4. In biên bản để shipper và nhà bán hàng cùng ký xác nhận. Biên bản này sẽ làm cơ sở đối chiếu nếu có vấn đề phát sinh

Nội dung

Hướng dẫn tạo biên bản hoàn hàng 

Sau khi Nhà bán hàng đã kiểm tra đủ vận đơn và đủ số lượng gói hàng shipper trả về thì có thể tạo biên bản hoàn hàng

1. Trang quản trị -> Vận chuyển  -> Biên bản hoàn hàng

2. Chọn Tạo biên bản -> Nhà bán hàng thực hiện nhập mã vận đơn hoặc quét mã Barcode của các đơn vận chuyển hoàn từ Đơn vị vận chuyển.


Lưu ý:

  • Mã vận đơn là mã số nhà vận chuyển cung cấp khi nhà bán hàng tạo đơn vận chuyển liên kết với đơn vị vận chuyển. Khi nhà bán hàng chọn nhà vận chuyển Khác, mã vận đơn sẽ không được tự động tạo mà cần được cập nhật thủ công.


  • Bạn không thể tạo biên bản hoàn hàng cho các vận đơn có trạng thái Huỷ giao hàng, Lỗi giao hàng và Đang xử lý.


3. Chọn kho nhận hàng 

4. Cập nhật trạng thái nhận hàng hoàn trả và số lượng của các sản phẩm trong vận đơn (Đã nhận hàng hoặc Mất hàng) 

Để cập nhật trạng thái cho từng sản phẩm trong đơn hoàn trả/chuyển hoàn (ví dụ vận đơn có nhiều sản phẩm với nhiều trạng thái chuyển hoàn khác nhau), bạn thực hiện cập nhật lại số lượng và chọn Thêm dòng để ghi nhận trạng thái hoàn của các sản phẩm còn lại.

Cập nhật trạng thái nhận hàng cho từng sản phẩm


4. Cập nhật tình trạng nhận hàng của vận đơn chuyển hoàn (Nguyên vẹn hoặc Hư hỏng). Để cập nhật số lượng sản phẩm đã nhận bị hỏng hoặc số lượng sản phẩm bị lạc mất, Nhà bán hàng thực hiện thao tác Thêm dòng (hiển thị khi số lượng đã nhận < tổng số sản phẩm của vận đơn) để cập nhật.

Cập nhật tình trạng hàng hoàn cho từng sản phẩm


Sản phẩm nào không được vận chuyển hoàn trả về, Nhà bán hàng có thể chọn xóa khỏi danh sách nhận.

5. Nhà bán hàng có thể cập nhật thêm ghi chú, gắn nhãn cho biên bản và thêm hình ảnh (tối đa 2 hình) cho biên bản.

6. Chọn Tạo biên bản, tại đây, bạn có thể thực hiện Tạo biên bản chính thức hoặc Biên bản nháp


Lưu ý:
Biên bản đã tạo không thể chỉnh sửa thông tin vận đơn trong biên bản mà chỉ có thể chỉnh sửa Ghi chú, Nhãn và Hình ảnh.

In biên bản hoàn hàng

Sau khi đã tạo biên bản thì việc tiếp theo Người bán cần làm là in Biên bản và kí xác nhận với shipper. Điều này không chỉ cung cấp chính xác thông tin Biên bản cho shipper  mà còn giúp cho việc xác nhận được rõ ràng, minh bạch hơn.

Để thực hiện thao tác In biên bản,  nhà bán hàn thực hiện các thao tác:

1. Tại trang quản trị, menu Vận chuyển -> chọn Biên bản hoàn hàng 

 

2. Chọn Biên bản muốn in -> chọn In biên bản


3. Thiết lập khổ in và chọn Print để in biên bản

Nhập kho các sản phẩm trong biên bản hoàn hàng 

Thao tác nhập kho các biên bản hoàn hàng sẽ cập nhật lại số tồn kho của các sản phẩm có trong biên bản.

Lưu ý:
Để nhân viên có thể thực hiện thao tác nhập lại sản phẩm vào kho, tài khoản nhân viên cần được phân quyền  


1. Thực hiện chọn biên bản hoàn hàng có trạng thái Chưa nhập kho

2. Tại chi tiết Biên bản, chọn Nhập kho, sau đó tiếp tục chọn Kho nhập hàng. Các sản phẩm xác nhận Nhập sẽ được cộng vào kho đã chọn.

3.  Mặc định sẽ nhập kho cho tất cả các sản phẩm có tình trạng nhận hàng là Nguyên vẹn. Đối với các sản phẩm có trạng thái nhận hàng là Hư hỏng, nhà bán hàng có thể chọn Nhập kho hoặc không. 

Lưu ý:

Đối với những sản phẩm đã được thao tác Nhập kho tại Đơn hàng , khi thao tác Nhập kho tại Biên bản sẽ bị báo lỗi và không thể tiếp tục Nhập kho cho các sản phẩm khác tại Biên bản.


Nhà bán hàng cần Xác nhận việc loại bỏ các sản phẩm không đủ điều kiện để tiếp tục nhập kho cho các sản phẩm khác.


4. Khi nhập kho hoàn tất, biên bản hoàn hàng sẽ cập nhật trạng thái nhập kho là Đã nhập kho. Các thông tin nhập kho như Kho nhập, số lượng nhập sẽ được cập nhật tại Chi tiết biên bản.

Lưu ý: 

  • Nhập kho không áp dụng cho các sản phẩm có trạng thái Mất hàng
  • Bạn có thể thực hiện nhập kho sau cho những sản phẩm bị hư hỏng trong biên bản

Lọc và tìm kiếm Biên bản hoàn hàng

Bạn có thể lọc các phiếu hoàn hàng dựa trên các điều kiện:

  • Trạng thái nhận hàng: Nháp hay Đã nhận hàng

  • Được tag với: Nhãn được gắn cho phiếu hoàn hàng

  • Người tạo: Nhân viên tạo phiếu hoàn hàng

  • Ngày tạo: Ngày tạo phiếu hoàn hàng

  • Ngày nhận hàng: Ngày nhận hàng hoàn trả, thường là ngày tạo phiếu hoàn hàng

  • Người nhận hàng: Người nhận hàng hoàn trả

  • Trạng thái Nhập kho hoặc Chưa nhập kho.

  • Nhân viên nhập kho

Sau khi lọc xong, bạn có thể chọn Lưu bộ lọc để lưu lại các điều kiện vừa lọc. Nếu có phiếu hoàn hàng mới phát sinh đáp ứng đúng điều kiện trong bộ lọc, hệ thống sẽ tự động thêm đơn hàng đó vào bộ lọc. 

Bạn có thực hiện nhập mã phiếu hoàn hàng để tìm lại phiếu hoàn hàng đã tạo.


Hướng dẫn phân quyền tài khoản tạo biên bản hoàn hàng

Để nhân viên có thể truy cập và thực hiện các thao tác tạo biên bản hoàn hàng, nhà bán hàng cần thực hiện thêm quyền các quyền sau hoặc phân quyền cho tài khoản nhân viên:

1. Quản lý biên bản hoàn hàng: Quyền này sẽ cho phép tài khoản nhân viên được tạo và xem dữ liệu các biên bản. Có 3 thiết lập quyền: 

Không có quyền: Tài khoản sẽ không thấy menu Biên bản hoàn hàng

Đọc và ghi: Cho phép tạo và cập nhật biên bản hoàn hàng và lưu bộ lọc tìm kiếm

Chỉ đọc: Chỉ cho phép lưu bộ lọc tìm kiếm

2. Quyền dữ liệu biên bản hoàn hàng (Quyền dữ liệu biên bản hoàn hàng chỉ hiển thị khi nhà bán hàng thiết lập Quyền quản lý biên bản hoàn hàng): Có 2 thiết lập quyền

Tất cả: 

  • Nhập kho biên bản ở tất cả các kho nhập  (nếu đã được phân Quyền Đọc và ghi)

  • Xem danh sách và chi tiết các biên bản ở tất cả các kho nhập

Chỉ định:

  • Nhập kho biên bản với kho nhập là kho được phân công  (nếu đã được phân Quyền Đọc và ghi)

  • Xem danh sách và chi tiết các biên bản có kho nhập là các kho được phân công


Lưu ý: 
Chỉ có tài khoản chủ sở hữu hoặc tài khoản toàn quyền mới thực hiện được thao tác cập nhật quyền cho các tài khoản khác.

Một số câu hỏi thường gặp

1. Có thể thực hiện hoàn trả nhiều lần trên một biên bản hoàn hàng được không?

Mỗi biên bản chỉ ghi nhận một lần hoàn trả. Nhà bán hàng sẽ không thể thêm, bớt sản phẩm trong biên bản sau khi đã tạo biên bản thành công.

2. Sau khi tạo biên bản hoàn hàng, số lượng tồn kho của sản phẩm có bị ảnh hưởng không?

Hệ thống sẽ không tự động nhập kho sau khi tạo thành công biên bản hoàn hàng. Biên bản chỉ ghi nhận lại đơn hoàn trả, biến thể sản phẩm và số lượng hoàn trả.