Thiết Lập Phân Chia Hội Thoại Tự Động Cho Nhân Viên Tại HaraSocial

Đây là công cụ hỗ trợ phân chia các hội thoại tự động cho các nhân viên dựa theo trạng thái hoạt động, nhằm đảm bảo được sự đồng nhất và công bằng cho các nhân viên trong việc xử lý hội thoại.

Theo dõi được khối lượng công việc của mỗi nhân viên thông qua các tin nhắn được chỉ định.
Tiết kiệm được thời gian thao tác và mang lại hiệu quả cao cho nhà bán hàng.
Các nhân viên được phân chia hội thoại theo luồng tự động nên luôn đảm bảo được sự công bằng và đồng đều cho các nhân viên.

1. Chế độ nhận hội thoại ở đâu?

Truy cập HaraSocial → Hội thoại → Chế độ nhận hội thoại sẽ nằm bên cạnh tính năng Trạng thái hội thoại.

Thiết lập phân chia hội thoại tự động cho nhân viên tại HaraSocial

Đây là trạng thái để nhân viên có thể sử dụng trong trường hợp bạn thiết lập tính năng phân chia hội thoại tự động:

Những nhân viên để chế độ nhận hội thoại là Đang trực tuyến thì hệ thống sẽ chỉ định hội thoại tự động cho họ.
Trường hợp nhân viên để chế độ nhận hội thoại là Tạm nghỉ thì hệ thống sẽ không chỉ định hội thoại cho họ nữa.

Lưu ý: Các nhân viên nghỉ việc và không đăng nhập vào hệ thống trực chat Harasocial thì mặc định chế độ nhận hội thoại sẽ là Tạm nghỉ.

2. Thiết lập phân chia công việc tự động

1. Truy cập vào "Cài đặt cửa hàng" >> "Phân chia hội thoại".

2. Tại mục "Phân chia tin nhắn, chủ shop bấm chọn "Tự động phân chia hội thoại cho nhân viên đang trực tuyến":

+ Chọn "Chia một lần cho tất cả nhân viên": Tin nhắn mới sẽ được chia đều cho tất cả nhân viên đang trực tuyến chỉ một lần duy nhất (bao gồm cả chủ cửa hàng và quản trị viên).

Lưu ý: Vào đầu ngày, bạn cần thực hiện chia lại hàng loạt tin nhắn.

+ Chọn "Chia xoay vòng cho nhân viên được chọn": Tự động phân chia tin nhắn, thu hồi và chia lại cho nhân viên khác theo các điều kiện đã thiết lập.

Lưu ý: Chỉ áp dụng cho khách hàng gói Advanced/Grow/Scale trở lên.

3. Khi một khách hàng nhắn tin, hệ thống sẽ tự động chỉ định cho nhân viên (và chủ cửa hàng nếu chọn phân chia hội thoại cho cả chủ cửa hàng).

3. Các tính năng phân chia hội thoại

a. Tự động phân công hội thoại cho nhân viên Đang trực tuyến:

Các hội thoại là tin nhắn sẽ được chia đều tự động cho các nhân viên đang ở chế độ nhận hội thoại là Đang trực tuyến. Cơ chế phân chia hội thoại sẽ theo hình thức xoay vòng.

Ví dụ: Có 2 nhân viên A và B đang trực tuyến và có 3 hội thoại mới, hệ thống sẽ phân chia như sau → 1 hội thoại cho A, 1 hội thoại cho B và tiếp tục 1 hội thoại cho A.

Lợi ích:

Tăng tinh thần tập trung trả lời / chăm sóc khách hàng.
Tăng hiệu suất công việc.
Nâng cao cơ hội bán hàng và chốt đơn.

Lưu ý: Hệ thống Haravan chỉ đang hỗ trợ phân chia các hội thoại tin nhắn từ Facebook, Instagram, Zalo OA và Shopee Chat. Tuy nhiên, chưa hỗ trợ phân chia tự động bình luận Facebook và bình luận Instagram.

b. Tự động gỡ giao việc nếu nhân viên chuyển sang chế độ Tạm nghỉ:

Nếu nhân viên nào đang ở chế độ nhận hội thoại là Tạm nghỉ thì hệ thống sẽ không tự động giao thêm hội thoại cho nhân viên này nữa.

Lợi ích:

Nhân viên có thể tập trung xử lý các hội thoại còn tồn đọng khi có quá nhiều hội thoại mới đổ vào.
Việc xử lý hội thoại và chăm sóc khách hàng được hiệu quả hơn.
Tránh bỏ quên các hội thoại.

c. Tự động chuyển qua chế độ Tạm nghỉ:

Nếu bật chế độ này, trong vòng 20 phút nếu nhân viên đăng xuất hoặc không trả lời bất cứ hội thoại nào thì hệ thống sẽ tự động chuyển qua chế độ nhận hội thoại là Tạm nghỉ.

Lợi ích:

Hỗ trợ cho nhân viên trong các trường hợp đang xử lý vấn đề cá nhân hoặc đang nghỉ giải lao → Chưa thể tập trung xử lý hội thoại.

d. Áp dụng số lượng hội thoại tối đa cho nhân viên (gói Advanced/Grow/Scale):

Nếu danh sách nhân viên nhân viên đang trực tuyến đã đạt mốc tối đa, hệ thống sẽ tự tìm nhân viên đang online khác ⇒ Nếu không có nhân viên nào đang online, hệ thống sẽ gửi tin nhắn chờ cho khách.

e. Tự động gửi tin nhắn báo bận cho khách hàng (gói Advanced/Grow/Scale):

Hệ thống sẽ tự động gửi tin nhắn cho khách hàng khi tất cả các nhân viên tư vấn vắng mặt hoặc đã đủ số lượng hội thoại tối đa được nhận.

f. Tự động thu hồi hội thoại khi nhân viên chưa đọc sau (gói Advanced/Grow/Scale):

Tự động thu hồi hội thoại khi nhân viên chưa đọc và re-assign lại cho nhân viên sau mỗi 1 phút ⇒ Sau khi re-assign sau 2 lần sẽ bị đưa vào danh sách chờ.