Xử lí đơn hàng theo quy trình xử lí cơ bản

Đầu tiên, người bán cần nắm các thông tin cơ bản và các trường thông tin cần xử lý của một đơn hàng. Dưới đây là mô phỏng một mô hình cơ bản xử lý đơn hàng trên admin Haravan. Dựa vào đó, tùy mô hình vận hành doanh nghiệp, người bán sẽ có cách xử lý và tạo các tác vụ riêng. 

Xác thực đơn hàng

Xác thực đơn hàng là cách thủ công giúp người bán chắc chắn về các yêu cầu đặt hàng, tránh các trường hợp đặt sai, đặt trùng, đặt thừa, đặt sót, bùng hàng,...

Phương thức xác nhận đơn hàng phổ biến là gọi điện xác nhận. người bán  cũng có thể xác nhận đơn hàng qua email, tin nhắn. Sau đó, cập nhật lại trên hệ thống để đánh dấu đơn hàng đã được xác thực.

Cách xác thực đơn hàng thủ công

1. Tại trang quản lý admin Haravan, chọn Đơn hàng > chọn Tất cả đơn hàng -> Chọn đơn hàng bạn muốn xử lý. 

2. Chọn Xác thực đơn hàng

3. Chọn Tiếp tục

Cách xác thực đơn hàng hàng loạt

1. Tại mục đơn hàng, bạn thực hiện lọc các đơn hàng chưa xác thực bằng cách chọn Thêm điều kiện lọc -> chọn điều kiện Trạng thái xác thực là Chưa xác thực và trạng thái đơn hàng là Không hủy -> chọn Thêm điều kiện lọc

2. Hệ thống sẽ lọc ra các đơn hàng chưa xác thực -> bạn thực hiện chọn các đơn hàng muốn xác thực và chọn Thao tác -> chọn Xác thực đơn hàng đã chọn

Bạn cũng có thể thực hiện lưu lại bộ lọc Đơn hàng chưa xác thực này để thao tác được nhanh hơn

Xử lý giao hàng

Thao tác giao hàng sẽ tạo đơn vận chuyển thông qua kết nối với các đơn vị vận chuyển thiết lập trong Cấu hình vận chuyển. Khi thực hiện giao hàng cho đơn, hệ thống sẽ trừ số đặt của sản phẩm để tồn kho khả dụng được cập nhật mới

Bạn có thể thực hiện xử lý giao hàng hàng loạt hoặc xử lý giao hàng thủ công từng đơn

• Xử lý giao hàng hàng loạt: Bạn xem hướng dẫn Giao hàng hàng loạt tại đây 
• Xử lý giao hàng từng đơn: Bạn thực hiện theo hướng dẫn

1. Truy cập admin Haravan, chọn Đơn hàng -> Chọn Tất cả đơn hàng. 

2. Chọn đơn hàng có trạng thái Chưa giao hàng và đơn không hủy

3. Tại trang chi tiết đơn hàng, chọn Giao hàng.

4. Chọn Kho xuất hàng và Nhà vận chuyển (trong mục giao hàng bằng, nếu đơn này là Shop tự giao thì hãy chọn Giao hàng bằng Khác). Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo một số thiết lập khác:

• Tổng khối lượng (kg): Bằng tổng cộng khối lượng của tất cả sản phẩm có trong đơn hàng. Giá trị khối lượng của sản phẩm được ghi nhận trong phần khối lượng trong Trang chi tiết sản phẩm.
• Phương thức vận chuyển: Có 2 lựa chọn Đường bộ hoặc đường bay. 
• Người nhận trả phí: Khi chọn check box này, thay vì nhà vận chuyển thu từ người bán, thì phần phí đó sẽ được cộng thêm vào phần tiền thu từ người mua. Phí vận chuyển này khác với phí vận chuyển tính trên đơn hàng. 
• Bảo hiểm hàng hóa: Tùy chính sách của nhà vận chuyển, giá trị bảo hiểm sẽ khác nhau.
• Ghi chú: Người bán  thêm ghi chú cho nhà vận chuyển. Đây là các ghi chú hỗ trợ cho việc giao - nhận một cách tốt hơn. Ví dụ như "hàng đồng kiểm", "giao trong giờ hành chính", "hàng dễ vỡ",...
• Mã vận đơn: Haravan khuyến cáo người bán không thao tác vào ô này. Khi đơn hàng được đẩy qua nhà vận chuyển, thông tin sẽ được tự động đồng bộ từ dữ liệu của nhà vận chuyển.
• Gửi email thông báo: Chọn/Không chọn "Gửi email thông báo đến khách hàng".
• Giao hàng một phần: Chỉ hiển thị khi chọn giao bằng các nhà vận chuyển Giao hàng nhanh, J&T, Lazada Express, Viettel Post. Xem giới thiệu về Giao hàng một phần tại đây

5. Thiết lập kích thước gói hàng. Xem hướng dẫn cấu hình gói kích thước tại đây 

6. Chọn Giao hàng để hoàn tất. Khi tạo vận đơn sẽ thành công, đơn sẽ có trạng thái giao hàng là Chờ giao hàng. Nếu không thành công, bạn xem lỗi trong lịch sử đơn hàng và tìm giải pháp trong bài hướng dẫn này 

Lưu ý:
Khi có thông báo "Đơn hàng này không có địa chỉ giao hàng và sẽ được đánh dấu giao hàng thủ công", bạn cần cập nhật thông tin phường xã giao hàng để có thể tiếp tục tạo vận đơn

Xử lý giao hàng cho đơn có phương thức thanh toán online

Với đơn hàng có phương thức thanh toán online qua cổng thanh toán chưa hoàn tất thanh toán, bạn có thể tạo vận đơn như những đơn hàng có hình thức thanh toán khác. Khi bấm Giao hàng, trên đơn sẽ hiển thị thông báo tự động chuyển phần tiền còn lại qua COD.

Lưu ý:
Với các đơn có phương thức thanh toán thủ công (ví dụ như chuyển khoản) và chưa xác nhận thanh toán, giá trị đơn hàng sẽ được ghi nhận thành tiền thu hộ COD (khi tạo vận đơn). Do đó, để tránh sai sót, nhà bán hàng cần kiểm tra thanh toán của khách hàng và xác nhận thanh toán cho đơn trước khi bấm Giao hàng. 

Xác nhận thanh toán

• Xác nhận thanh toán cho nhiều đơn cùng lúc

1. Tại mục Tất cả đơn hàng, bạn thực hiện lọc điều kiện Trạng thái thanh toán là Chờ xử lý, Đơn hàng không Hủy -> Chọn Thêm điều kiện lọc 

2. Chọn tất cả đơn đang hiển thị trên trang

Gợi ý: 
Hệ thống mặc định hiển thị 20 trang. Bạn có thể chọn Hiển thị 50 trang để xử lý nhiều đơn hơn

3. Chọn Thao tác -> chọn Xác nhận thanh toán 

• Xác nhận thanh toán thủ công từng đơn

1. Tại danh sách Tất cả đơn hàng, bạn chọn vào đơn có trạng thái Thanh toán là Chờ xử lý

2. Chọn Thanh toán 

3. Chọn Xác nhận thanh toán và chọn Tiếp tục để hoàn tất

1- Khách tạo đơn từ website nhưng muốn ghé shop để lấy đơn thì làm sao?

Nhà bán hàng hãy bật tính năng "nhận tại cửa hàng" theo hướng dẫn chi tiết tại Cho phép nhận tại cửa hàng.

Người mua sẽ thấy được cửa hàng nào còn tồn kho để chọn và sẽ đến cửa hàng đó để lấy hàng (giao diện như hình dưới)

Nhà bán hàng hãy cập nhật đơn đó theo quy trình tự giao hàng, tham khảo Hướng dẫn xử lý đơn hàng tự giao 

3 - Tôi đã nhận được tiền chuyển khoản từ khách, nhưng hệ thống hiển thị đơn hàng thanh toán 0₫ — lý do là gì? 

 Nếu khách đã thanh toán online (chuyển khoản ngân hàng hoặc quét QR), thì nhà bán hàng phải tự xác nhận đã nhận tiền.

Để làm điều đó, nhà bán cần vào chi tiết đơn hàng, nhấn nút “Thanh toán” → chọn “Xác nhận thanh toán”.

4 - Tại sao đơn không có nút giao hàng, chỉ hiện nút hoàn tất?

Vì sản phẩm khi được tạo bạn đã quên tick vào ô "Chọn để cho phép giao hàng với sản phẩm này" - tùy chọn này để hệ thống hiểu đây là sản phẩm vật lý, cần ship hàng hóa đến tay khách hàng. 

Giải pháp xử lý: hãy thao tác theo từng bước tại Hướng dẫn xử lý đơn hàng không có nút giao hàng

5 - Làm sao để nhà vận chuyển hiểu rằng đơn hàng đó là shop trả phí ship?

Khi xử lý đơn giao hàng, hệ thống đang mặc định không tick vào ô "Người nhận trả phí" => với tùy chọn này, hệ thống nhận diện là phí vận chuyển do shop thanh toán và nhà vận chuyển sẽ thu phí từ người bán, không phải khách hàng.

Ngược lại, nếu đơn này do người mua trả phí => bạn hãy chọn ô đó trước khi bấm giao hàng.

6 - khi xử lý đơn trên Haravan, nhà vận chuyển sẽ đươc tích hợp sẵn (như các sàn) hay sẽ phải tự kết nối?

Với Haravan, bạn cần phải tự liên hệ nhà vận chuyển để đăng kí tài khoản và kết nối vào Haravan. Sau khi kết nối thành công, bạn mới có thể chọn nhà vận chuyển đó để tạo vận đơn từ Haravan.