Quản lý công nợ khách hàng là một phần không thể thiếu trong quá trình quản lý tài chính của một doanh nghiệp, giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp nhận được các khoản thanh toán đúng hạn từ khách hàng mà không ảnh hưởng đến mối quan hệ kinh doanh.

Nội dung

Tổng quan về màn hình quản lý công nợ khách hàng

Giúp bạn quản lý Nợ phải thu đầu kỳ, Nợ phát sinh trong kỳ, Nợ đã thu trong kỳ, Nợ phải thu cuối kỳ của khách hàng

Để xem công nợ khách hàng, bạn chọn mục Sổ quỹ trên trang quản trị MyHaravan -> chọn Công nợ và chọn mục Khách hàng


Trang chi tiết khách hàng bổ sung thông tin nợ phải thu và tab nợ phải thu sẽ ghi nhận các giao dịch có tác động đến công nợ của khách hàng


Quy trình quản lý công nợ khách hàng

Công nợ khách hàng sẽ được ghi nhận khi:

  • Tạo vận đơn cho đơn hàng thanh toán sau

  • Khi thực hiện hoàn trả sau khi thanh toán thành công đơn hàng

Đơn hàng mới

1. Khi nhà bán tạo vận đơn cho đơn hàng thanh toán sau, hệ thống tự động ghi nhận giá trị đơn hàng đó vào nợ phải thu của khách hàng. 

Tại mục Nợ phải thu, khi đơn hàng được tạo vận đơn, hệ thống sẽ ghi nợ phải thu (Ghi chú là Giao hàng)


2. Với đơn thanh toán sau khác COD, khi xác nhận thanh toán thành công, khoản nợ phải thu sẽ bị trừ đi và hệ thống tự tạo phiếu thu để ghi nhận lại số tiền đã nhận từ khách

Phiếu thu sẽ ghi nhận thông tin được tạo từ mã đơn hàng nào

Với đơn hàng COD, khi trạng thái thanh toán được chuyển sang Đã thanh toán,  khoản nợ phải thu sẽ bị trừ đi và được ghi chú Thanh toán COD trong công nợ khách hàng. Phiếu thu sẽ không được tạo ra như khi thanh toán đơn khác COD ở trên

Đơn hoàn trả

Để có thể ghi nhận công nợ cho đơn hoàn trả, đơn hàng cần được xác nhận thanh toán trước khi thao tác hoàn trả

1. Khi thực hiện hoàn trả đơn khác COD, hệ thống tự động ghi nhận nợ phải thu là số âm và ghi chú là Nhập kho

Sau đó, phiếu chi được tự động tạo ra để ghi nhận số tiền hoàn trả cho khách

2. Khi thực hiện hoàn trả đơn COD, hệ thống tự động ghi nhận nợ phải thu là số âm và ghi chú là Hoàn trả COD (không tạo phiếu thu)


Lọc và xuất thông tin nợ phải thu của khách hàng 

1. Tại mục Khách hàng , bạn chọn Thêm bộ lọc -> chọn Nợ phải thu và chọn các điều kiện là Bằng, Khác, Lớn hơn hoặc Nhỏ hơn

2. Nhập số tiền và chọn Thêm điều kiện lọc

3. Bạn chọn biểu tượng … -> chọn Xuất dữ liệu

4. Chọn Theo bộ lọc hiện tại và chọn Xuất dữ liệu

Thực hiện tạo phiếu thu/chi cho khách hàng

Nhà bán cũng có thể thực hiện tạo phiếu thu chi để ghi nhận công nợ cho khách hàng

1. Nhà bán hàng thực hiện các thao tác tạo phiếu thu, chi -> chọn Đối tượng nộp là Khách hàng và chọn tên khách hàng 

2. Chọn Ghi nhận vào công nợ để giá trị trên phiếu thu / chi được ghi nhận vào công nợ của khách hàng

Khởi tạo và điều chỉnh công nợ bằng cách nhập file 

Nhà bán có thể thực hiện nhập file để ghi nhận hoặc điều hoặc điều chỉnh công nợ cho hàng loạt khách hàng. Tính năng này sẽ hỗ trợ nhà bán hàng dễ dàng tổng hợp và quản lý các khoản cần thu của khách hàng ngay trên trang quản trị MyHaravan

1. Tại mục Khách hàng, bạn chọn biểu tượng … -> chọn Nhập dữ liệu

2. Chọn Tải file dữ liệu 

3. Nhập số tiền vào cột Nợ phải thu (có thể nhập số âm)

4. Chọn lại biểu tượng … và chọn Nhập dữ liệu -> chọn Cập nhật nợ phải thu -> Chọn file tải lên và chọn Nhập dữ liệu

5. Thao tác nhập file ghi nhận công nợ sẽ được ghi nhận ở tab Nợ phải thu


Lưu ý:
Nếu số tiền nhập trên file khác với số tiền nợ phải thu ghi nhận trong chi tiết khách hàng, hệ thống thay thế số tiền đang ghi nhận bằng số tiền đã nhập trên file. 

Ví dụ khách hàng đang nợ nhà bán 3.000.000, nhà bán nhập file ghi nợ phải thu là 5.000.000.
Khi nhập file thành công, nợ phải thu hiện tại của khách hàng này sẽ là 5.000.000. 

NHỮNG BÀI VIẾT LIÊN QUAN

Sổ quỹ quản lý thu chi

Quản lý công nợ nhà cung cấp

Quản lý công nợ nhà vận chuyển