Quản lý công nợ khách hàng là một phần không thể thiếu trong quá trình quản lý tài chính của một doanh nghiệp, giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp nhận được các khoản thanh toán đúng hạn từ khách hàng mà không ảnh hưởng đến mối quan hệ kinh doanh.
Tổng quan về màn hình quản lý công nợ khách hàng
Giúp bạn quản lý Nợ phải thu đầu kỳ, Nợ phát sinh trong kỳ, Nợ đã thu trong kỳ, Nợ phải thu cuối kỳ của khách hàng
Để xem công nợ khách hàng, bạn chọn mục Sổ quỹ trên trang quản trị MyHaravan -> chọn Công nợ và chọn mục Khách hàng
Trang chi tiết khách hàng bổ sung thông tin nợ phải thu và tab nợ phải thu sẽ ghi nhận các giao dịch có tác động đến công nợ của khách hàng
Ghi nhận công nợ đơn hàng có trạng thái Đã thanh toán
1. Khi đơn có trạng thái thanh toán là Đã thanh toán, hệ thống tự tạo phiếu thu ghi nhận giá trị đơn hàng. Nợ phải thu sẽ ghi nhận nợ phải thu là số âm, nghĩa là bạn đã nhận tiền của khách và ghi chú là Phiếu thu
2. Khi thực hiện tạo vận đơn cho đơn hàng, công nợ sẽ cộng lại giá trị đơn để công nợ được cân bằng về 0, ghi chú là Giao hàng
Ghi nhận công nợ đơn hàng có phương thức thanh toán khác COD
1. Khi nhà bán tạo vận đơn cho đơn hàng thanh toán sau có phương thức thanh toán khác COD, hệ thống tự động ghi nhận giá trị đơn hàng đó vào nợ phải thu của khách hàng.
Tại mục Nợ phải thu, khi đơn hàng được tạo vận đơn, hệ thống sẽ ghi nợ phải thu (Ghi chú là Giao hàng)
2. Khi xác nhận thanh toán thành công, khoản nợ phải thu sẽ bị trừ đi và hệ thống tự tạo phiếu thu để ghi nhận lại số tiền đã nhận từ khách
Phiếu thu sẽ ghi nhận thông tin được tạo từ mã đơn hàng nào
Ghi nhận công nợ đơn hàng có phương thức thanh toán là COD
1. Khi nhà bán tạo vận đơn cho đơn hàng thanh toán sau có phương thức thanh toán là COD, hệ thống tự động ghi nhận giá trị đơn hàng đó vào nợ phải thu của khách hàng (ghi chú là Giao hàng)
2. Khi trạng thái thanh toán được chuyển sang Đã thanh toán, khoản nợ phải thu sẽ bị trừ đi và được ghi chú Thanh toán COD trong công nợ khách hàng, nhưng phiếu thu sẽ không được tạo ra
Với đơn COD, giá trị đơn hàng sẽ được ghi nhận công nợ nhà vận chuyển, nghĩa là bạn cần thu tiền COD từ nhà vận chuyển. Để trừ công nợ nhà vận chuyển, bạn cần thực hiện thao tác nhập file đối soát và xác nhận thanh toán.
Xem hướng dẫn Thanh toán cho nhà vận chuyển tại đây
Ghi nhận công nợ đơn hủy, hoàn trả
Trường hợp | Công nợ ghi nhận khi hủy hoặc hoàn trả |
| Đơn có trạng thái là Chưa thanh toán và chưa tạo vận đơn | Khi hủy hoặc hoàn trả sẽ không ghi nhận công nợ khách hàng |
Đơn COD nhưng hoàn trả do giao không thành công (không gặp khách, boom hàng,...)
| 1. Khi tạo vận đơn, công nợ ghi chú Giao hàng và cộng giá trị đơn hàng vào công nợ 2. Khi hoàn trả đơn: Ghi chú Nhập kho và trừ giá trị đơn hoàn trả vào công nợ để nợ phải thu cân bằng về 0  |
| Hoàn trả đơn COD đã giao và xác nhận thanh toán thành công (do sản phẩm lỗi, khách đổi ý,...) | 1. Khi tạo vận đơn, công nợ ghi chú Giao hàng và cộng giá trị đơn hàng vào công nợ 2. Khi xác nhận thanh toán đơn COD, công nợ trừ giá trị đơn hàng và ghi chú Thanh toán COD. Công nợ lúc này đã được cân bằng về 0đ 3. Khi hoàn trả đơn:
|
| Hủy đơn có trạng thái Đã thanh toán nhưng chưa tạo vận đơn | 1. Khi có đơn chuyển sang trạng thái Thanh toán thành công, hệ thống tạo phiếu thu ghi nhận đã tiền từ khách 2. Khi hủy đơn, phiếu chi sẽ tạo ra để ghi nhận hoàn trả giá trị đơn cho khách  |
| Hoàn trả đơn có trạng thái Đã thanh toán và giao thành công (sản phẩm lỗi, khách đổi ý,...) | 1. Khi có đơn chuyển sang trạng thái Thanh toán thành công, hệ thống tạo phiếu thu ghi nhận đã tiền từ khách 2. Khi tạo vận đơn, công nợ công giá trị đơn hàng và ghi chú Giao hàng xác nhận giao hàng. Lúc này công nợ đã được cân bằng 3. Khi hoàn trả đơn hàng:
 |
Lọc và xuất thông tin nợ phải thu của khách hàng
1. Tại mục Khách hàng , bạn chọn Thêm bộ lọc -> chọn Nợ phải thu và chọn các điều kiện là Bằng, Khác, Lớn hơn hoặc Nhỏ hơn
2. Nhập số tiền và chọn Thêm điều kiện lọc
3. Bạn chọn biểu tượng … -> chọn Xuất dữ liệu
4. Chọn Theo bộ lọc hiện tại và chọn Xuất dữ liệu
Thực hiện tạo phiếu thu/chi cho khách hàng
Nhà bán cũng có thể thực hiện tạo phiếu thu chi để ghi nhận công nợ cho khách hàng
1. Nhà bán hàng thực hiện các thao tác tạo phiếu thu, chi -> chọn Đối tượng nộp là Khách hàng và chọn tên khách hàng
2. Chọn Ghi nhận vào công nợ để giá trị trên phiếu thu / chi được ghi nhận vào công nợ của khách hàng
Khởi tạo và điều chỉnh công nợ bằng cách nhập file
Nhà bán có thể thực hiện nhập file để ghi nhận hoặc điều hoặc điều chỉnh công nợ cho hàng loạt khách hàng. Tính năng này sẽ hỗ trợ nhà bán hàng dễ dàng tổng hợp và quản lý các khoản cần thu của khách hàng ngay trên trang quản trị MyHaravan
1. Tại mục Khách hàng, bạn chọn biểu tượng … -> chọn Nhập dữ liệu
2. Chọn Tải file dữ liệu
3. Nhập số tiền vào cột Nợ phải thu (có thể nhập số âm)
4. Chọn lại biểu tượng … và chọn Nhập dữ liệu -> chọn Cập nhật nợ phải thu -> Chọn file tải lên và chọn Nhập dữ liệu
5. Thao tác nhập file ghi nhận công nợ sẽ được ghi nhận ở tab Nợ phải thu
Lưu ý:
Nếu số tiền nhập trên file khác với số tiền nợ phải thu ghi nhận trong chi tiết khách hàng, hệ thống thay thế số tiền đang ghi nhận bằng số tiền đã nhập trên file.Ví dụ khách hàng đang nợ nhà bán 3.000.000, nhà bán nhập file ghi nợ phải thu là 5.000.000.
Khi nhập file thành công, nợ phải thu hiện tại của khách hàng này sẽ là 5.000.000.
NHỮNG BÀI VIẾT LIÊN QUAN
