Sau khi tạo vận đơn, nhà bán hàng sẽ tạo Biên bản bàn giao khi shipper đến lấy đơn để ghi nhận lại các đơn vận chuyển đã bàn giao cho vận chuyển. Biên bản bàn giao sẽ được in và ký xác nhận bởi nhà bán và đơn vị vận chuyển. Mỗi bên sẽ giữ một bản và đây sẽ là cơ sở để đối chiếu nếu có sự sai sót về đơn hàng và cần đơn vị vận chuyển chịu trách nhiệm. 

Nội dung

• Hướng dẫn tạo biên bản bàn giao
• Hướng dẫn phân quyền tài khoản tạo biên bản bàn giao 
• Một số câu hỏi thường gặp

Hướng dẫn tạo biên bản bàn giao

 1. Tại mục Vận chuyển, chọn Biên bản bàn giao -> chọn Tạo Biên bản

2. Chọn Kho bàn giao, kho bàn giao chính là kho xuất hàng bạn đã chọn khi thực hiện tạo vận đơn

Tips:
Bạn có thể sửa lại kho bàn giao đã chọn trước đó bằng cách chọn Sửa tại mục Thông tin, tuy nhiên, các vận đơn đã thêm trước đó sẽ bị loại bỏ khỏi biên bản.

3. Thực hiện tìm kiếm hoặc quét mã vận đơn để thêm đơn vận chuyển

4. Thực hiện thêm Ghi chú, hình ảnh (hình ảnh biên bản đã ký để có thể đối chứng sau đó) và nhãn 

5. Chọn Tạo Biên bản để hoàn tất

6. Chọn In để in biên bản bàn giao để shipper và nhà bán hàng thực hiện kí xác nhận

Tips:
Bạn có thể tạo sẵn biên bản bàn giao trước khi shipper đến và Lưu nháp lại để xử lý sau

Hướng dẫn phân quyền tài khoản tạo biên bản bàn giao 

Để nhân viên có thể truy cập và thực hiện các thao tác tạo biên bản bàn giao, nhà bán hàng cần thực hiện thêm quyền các quyền sau cho tài khoản nhân viên:

1. Quản lý biên bản bàn giao: Quyền này sẽ cho phép tài khoản nhân viên được tạo và xem dữ liệu các biên bản. Có 3 thiết lập quyền: 

• Không có quyền: Tài khoản sẽ không thấy menu Biên bản bàn giao
• Đọc và ghi: Cho phép tạo, cập nhật biên bản bàn giao và lưu bộ lọc tìm kiếm
• Chỉ đọc: Chỉ cho phép lưu bộ lọc tìm kiếm

2. Quyền dữ liệu vận chuyển và bàn giao (Quyền này chỉ hiển thị khi nhà bán hàng đã thiết lập Quyền quản lý biên bản bàn giao và Quyền quản lý phiếu vận chuyển ): Có 2 thiết lập quyền

Tất cả: 

• Tạo và cập nhật biên bản ở tất cả các kho (nếu đã được phân Quyền Đọc và ghi)

• Xem danh sách và chi tiết các biên bản ở tất cả các kho xuất

Chỉ định:

• Tạo biên bản có kho xuất là kho được phân công (nếu đã được phân Quyền Đọc và ghi)

• Xem danh sách và chi tiết các biên bản có kho xuất là các kho được phân công

Lưu ý:
Chỉ có tài khoản chủ sở hữu hoặc tài khoản toàn quyền mới thực hiện được thao tác cập nhật quyền cho các tài khoản khác.

Một số câu hỏi thường gặp

1. Vì sao bạn lại không thể thêm đơn hàng vào biên bản bàn giao?

Đơn hàng có một trong số những yếu tố bên dưới sẽ không thể thêm vào biên bản bàn giao:

• Đơn vận chuyển có trạng thái Đã hủy

• Đơn vận chuyển có trạng thái Chuyển hoàn

• Đơn vận chuyển có trạng thái Đã giao

• Đơn vận chuyển đã nằm trên một biên bản bàn giao khác 

• Đơn hàng bạn thêm vào biên bản không thuộc kho xuất hàng đang được chọn trên biên bản

• Mã vận đơn không tồn tại

2. Biên bản bàn giao và Biên bản hoàn hàng có gì khác nhau?

Biên bản bàn giao và Biên bản hoàn hàng sẽ ghi nhận 2 thao tác khác nhau.

• Biên bản bàn giao được sử dụng để xác nhận các đơn vận chuyển đã chuyển cho đơn vị vận chuyển. 

• Biên bản hoàn hàng được sử dụng để xác nhận các đơn vận chuyển được hoàn trả lại cho nhà bán hàng