Đối soát vận đơn và thanh toán cho nhà vận chuyển

Đối soát vận đơn là đối soát số tiền nhà vận chuyển gửi về cho người bán nhằm xác nhận lại một lần nữa để tránh xảy ra những sai sót không đáng có.

Đối soát và xác nhận thanh toán cho nhiều vận đơn

Bước 1. Vào menu Vận chuyển > Quản lý thu hộ > chọn Nhập danh sách đối soát

Bước 2. Tải file mẫu của hệ thống, nhập thông tin và nhập file vào hệ thống.

Bạn sử dụng file đối soát mà nhà vận chuyển cung cấp cho bạn, lựa chọn dữ liệu và nhập vào file excel mẫu của Haravan. Bao gồm 03 cột: Mã vận đơn | Số tiền COD | Phí vận chuyển

Bước 3: Hệ thống sẽ kiểm tra chênh lệch giữa số tiền COD, Phí vận chuyển hệ thống so với COD và Phí vận chuyển mà nhà vận chuyển thông báo (dữ liệu từ file excel).

Bước 4: Chọn các đơn bị lệch và xuất dữ liệu để làm căn cứ làm việc với nhà vận chuyển.

Bước 5: Chọn các đơn đúng > Xác nhận thanh toán.

Bước 6: Chọn tên nhà vận chuyển bạn muốn thanh toán tiền COD (nếu có) và phí vận chuyển > Tiếp tục

Bước 7: Chọn nguồn tiền bạn muốn thu COD vào và thanh toán phí vận chuyển

Ở bước này các vận đơn như sau sẽ không đủ điều kiện để thanh toán

Không đúng NVC chọn thanh toán
Trạng thái không phải là “đã giao” hoặc “chuyển hoàn”
Vận đơn đã thanh toán

Bước 8. Xác nhận thanh toán

Khi này hệ thống sẽ tạo phiếu thu để thu tiền COD và phiếu chi để trả chi phí vận chuyển cho nhà cung cấp theo thông tin các vận đơn được thanh toán.

Các vận đơn được xác nhận thanh toán sẽ mặc định:

- Được xác nhận đã đối soát

- Xác nhận thanh toán đơn hàng COD

Trường hợp xác nhận thanh toán cho các vận đơn bị lệch. Hệ thống sẽ hiển thị thêm thông tin điều chỉnh công nợ của nhà vận chuyển để cập nhật đúng khoản tiền còn nợ của nhà vận chuyển.

Ví dụ: Nhà vận chuyển đang nợ 330.000 tiền COD của vận đơn 0001. Khi đối soát và xác nhận thanh toán, COD nhà vận chuyển trả về chỉ là 300.000 (việc COD bị giảm đã được 2 bên thoả thuận và chấp nhận). Khi xác nhận thu tiền COD của vận đơn 001 chỉ là 300k , hệ thống sẽ điều chỉnh xoá đi nợ 330.000 và điều chỉnh lại nợ 300.000 sau đó ghi nhận đã thanh toán đủ 300.000 => hết nợ.

Giải pháp quản lý vận chuyển Haravan Ship - Được 50.000+ nhà bán hàng tin chọn giúp tiết kiệm chi phí giao nhận với bảng giá ưu đãi độc quyền trên Haravan và tối ưu hiệu suất vận hành quản lý đơn, cập nhật trạng thái đơn hàng, theo dõi báo cáo đối soát đồng bộ chỉ trên một nền tảng duy nhất. Kết nối giao hàng trên Haravan ngay với hơn 15 nhà vận chuyển phổ biến nhất.