Nhập hàng vào kho là bước đầu tiên để bắt đầu vận hành 1 cửa hàng và cũng là nghiệp vụ mà bạn phải thực hiện thường xuyên trong quá trình bán hàng. Hẳn nhiều người mới kinh doanh lần đầu sẽ băn khoăn không biết các bước nhập hàng vào kho như thế nào. Bài viết sau đây sẽ chia sẻ quy trình nhập hàng cơ bản nhất cho người mới giúp bạn nhập kho hàng hóa nhanh chóng và thuận tiện.
Nội dung
- Tạo phiếu đặt hàng
- Nhập hàng khi nhà cung cấp giao hàng tới kho
- Xem lịch sử nhập hàng của phiếu đặt hàng
- Kết thúc phiếu đặt hàng
Tạo phiếu đặt hàng
Bước 1: Tại menu Quản lý tồn kho bạn chọn menu con Đặt hàng -> Tạo phiếu đặt hàng
Bước 2: Tại màn hình tạo mới, bạn chọn nhà cung cấp mà bạn muốn mua hàng hoặc có thể tạo mới nếu chưa có thông tin nhà cung cấp này trên hệ thống.
Bước 3: Chọn kho nhập dự kiến hoặc tạo kho mới nếu chưa có thông tin kho này trên hệ thống.
Bước 4: Nhập thông tin sản phẩm
Có 2 cách thực hiện bước này:
- Cách 1: Tìm kiếm và chọn trực tiếp sản phẩm cần nhập trên hệ thống - phù hợp khi bạn nhập không quá nhiều sản phẩm.
- Cách 2: Nhập danh sách sản phẩm bằng file excel - phù hợp với khi bạn cần nhập số lượng lớn sản phẩm và để ra số lượng cần nhập bạn phải tính toán và xử lý dữ liệu ở ngoài.
Lưu ý: Hệ thống hỗ trợ nhập tối đa 500 dòng sản phẩm/biến thể trên file dữ liệu.
Bước 5: Thực hiện điều chỉnh số lượng nhập, đơn giá, giảm giá cho sản phẩm (nếu có)
Bước 6: Thêm chiết khấu trên tổng đơn nhập và các chi phí nhập hàng khác cần trả nhà cung cấp (nếu có)
Bên cạnh đơn giá sản phẩm được bán, nhà cung cấp cần thu thêm các chi khác như: vận chuyển, bảo hiểm hàng hoá... Những chi phí này cũng ảnh hưởng đến giá vốn hàng bán khi nhập hàng. Khi đó bạn có thể thêm các chi phí này vào phiếu đặt hàng.
Xem thêm hướng dẫn chi tiết về quản lý các chi phí nhập hàng khác tại đâyBước 7: Thêm các chi phí khác cần phải trả (không phải trả cho nhà cung cấp)
Trong một số trường hợp, khi nhập hàng sẽ có một số chi phi khác phải trả cho một đối tượng khác không phải nhà cung cấp, ví dụ như: Nhân công bóc xếp hàng hoá, chi phí lưu kho... Tất nhiên các chi phí này cũng làm gia tăng giá vốn hàng bán của bạn. Khi đó bạn có thể thêm các chi phí này vào phiếu đặt hàng.
Xem thêm hướng dẫn chi tiết về quản lý các chi phí nhập hàng khác tại đâyBước 8: Bổ sung thêm 1 số thông tin khác của phiếu đặt hàng phục vụ cho việc quản lý
- Nếu bạn có thời gian nhập hàng dự kiến thì cũng nên thêm vào phiếu đặt hàng để quản lý tiến độ giao hàng của nhà cung cấp.
- Nhập mã tham chiếu ứng với mã hợp đồng hoặc hoá đơn với nhà cung cấp, phục vụ cho việc đối soát sau này. Hoặc là bạn có thể nhập hình ảnh các chứng từ này vào hệ thống (chọn Cấu hình/File) và sau đó nhập tên các file đó vào mục Mã tham chiếu để sau này có căn cứ tìm lại các chứng từ liên quan này.
Nhập hàng khi nhà cung cấp giao hàng tới kho
Sau khi bộ phận mua hàng làm việc với nhà cung cấp và tạo phiếu đặt hàng nhập, theo lý thuyết thì đến ngày nhập dự kiến, nhà cung cấp sẽ chuyển hàng đến kho. Khi đó bộ phận kho sẽ kiểm tra số lượng sản phẩm được giao so với danh mục hàng hoá đi kèm. Xác nhận số lượng và chuyển đến bộ phận kế toán để nhập phiếu nhập hàng vào hệ thống và thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp. Cụ thể các bước như sau:
Bước 1: Tại mục Đặt hàng, bạn chọn vào phiếu đặt hàng đã tạo trước đó và nhấn Nhập hàng. Các phiếu đặt chưa nhập hàng sẽ có trạng thái là Chờ nhập.
Bước 2: Khi nhấn Nhập hàng từ phiếu đặt hàng, hệ thống sẽ thực hiện tạo phiếu nhập hàng từ phiếu đặt này. Phiếu nhập hàng sẽ có đầy đủ thông tin được tham khảo từ phiếu đặt từ nhà cung cấp, kho nhận đến số lượng sản phẩm nhập, giá cả và chi phí.
Bước 3: Điều chỉnh số lượng sản phẩm nếu có sự thay đổi
Khi thay đổi số lượng sản phẩm nhập thực tế khác với phiếu đặt hàng, hệ thống sẽ tính toán lại chiết khấu % và các chi phí khác tính theo % giá trị phiếu nhập. Trường hợp chiết khấu và chi phí khác được thêm vào dạng số tiền thì hệ thống sẽ mang đúng số tiền này từ phiếu đặt áp lên phiếu nhập. Các tính toán này mang tính tham khảo, nếu cần bạn có thể điều chỉnh lại chi phí cho đúng với thực tế.
Bước 4: Xác nhận thanh toán cho phiếu nhập hàng
Trên 1 phiếu nhập hàng, bạn có thể thao tác thanh toán các chi phí sau
- Chi phí nhập hàng thanh toán cho nhà cung cấp. Bạn có thể chọn thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản hoặc quẹt thẻ.
- Chi phí nhập hàng khác.
Nếu chưa thanh toán ngay thì khi xác nhận nhập hàng, các khoản chi phí này sẽ được ghi nhận vào công nợ. Và bạn có thể nhập hàng trước rồi thanh toán sau.
Bước 5: Hoàn tất nhập hàng
Xem lịch sử nhập hàng của phiếu đặt hàng
Mỗi phiếu đặt hàng có thể nhập hàng nhiều lần, bạn có thể xem lại lịch sử nhập hàng trên từng phiếu đặt hàng như sau:
- Vào menu Quản lý tồn kho > Đặt hàng
- Tìm kiếm và chọn phiếu đặt hàng muốn xem
- Chọn vào tab Lịch sử nhập hàng.
Kết thúc phiếu đặt hàng
Trong một số trường hợp không thể nhập toàn bộ số lượng hàng đã lên kế hoạch trên phiếu đặt hàng, bạn có thể đánh dấu kết thúc phiếu đặt hàng để không còn phải quan tâm đến nó
- Vào menu Quản lý tồn kho > Đặt hàng
- Tìm kiếm và chọn phiếu đặt hàng muốn xem, kéo xuống cuối phiếu đặt hàng
- Nhấp chọn Kết thúc
- Khi này phiếu đặt hàng sẽ có trạng thái "Lưu trữ" và bạn sẽ không còn nhập hàng từ phiếu này nữa.
