Hướng dẫn phát hành hoá đơn điện tử tự động tại máy tính tiền

Để giúp doanh nghiệp dễ dàng thao tác phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, bài viết bên dưới sẽ hướng dẫn từng bước từ thiết lập cấu hình đến thao tác phát hành hóa đơn. Giải pháp phát hành hóa đơn điện tử Haravan Invoice đáp úng đầy đủ quy định của Nhà nước về việc phát hành hóa đơn từ máy tính tiền. Khi có đơn hàng tạo mới từ máy tính tiền, Haravan POS sẽ tự động truyền đầy đủ dữ liệu đến Cơ quan thuế, do đó, Nhà bán không cần phải lo lắng quá nhiều trong quá trình sử dụng.

Thiết lập Tự động phát hành hóa đơn điện tử ở Haravan POS

Đây là cấu hình giúp Haravan POS có thể kết nối và truyền dữ liệu đến Cơ quan Thuế. Để thiết lập tự động phát hành hóa đơn điện tử ở Haravan POS nhà bán hàng thực hiện:

1. Tại mục Cấu hình Thuế và hóa đơn điện tử, nhà bán hàng bật trạng thái Mặc định phát hành hóa đơn điện tử

2. Chọn Thêm để thêm chi nhánh (nhà bán hàng phải thực hiện thêm chi nhánh, Haravan không hỗ trợ tự động thiết lập)

3. Chọn Chi nhánh để phát hành hóa đơn hoặc chọn Tất cả chi nhánh

4. Chọn đơn vị phát hành hóa đơn

5. Chọn Ký hiệu mẫu hóa đơn và chọn Lưu để hoàn tất.

Lưu ý: Nhà bán hàng chọn đúng ký hiệu mẫu hóa đơn Máy tính tiền do Hilo Invoice cung cấp

Nếu nhà bán hàng không bật Tự động tạo và phát hành hóa đơn điện tử trên Haravan POS, nhà bán hàng cần vào trang quản trị MyHaravan để thực hiện tạo và phát hành hóa đơn.

Xem hướng dẫn tại mục Tạo và phát hành hóa đơn trên quản trị MyHaravan tại đây.

Thiết lập mã QR đơn hàng trên hóa đơn để xem tình trạng hóa đơn điện tử

Cấu hình hóa đơn POS hỗ trợ cài đặt một mã QR để xem chi tiết đơn hàng. Khi người mua quét mã QR, họ được điều hướng đến trang thanh toán có các thông tin như trạng thái thanh toán, thông tin vận chuyển (nếu đơn Giao hàng sau) và trạng thái hóa đơn điện tử.

1. Nhà bán chọn Cấu hình -> chọn Hóa đơn và chọn Tùy chỉnh.

2. Nhà bán hàng chọn QR chi tiết hóa đơn.

Thông tin hóa đơn điện tử sẽ hiển thị ở phần chân trang của hóa đơn.

Khi quét mã QR, người mua sẽ được điều hướng đến trang thanh toán của đơn hàng có chứa thông tin trạng thái hóa đơn.

Tạo đơn hàng và Yêu cầu xuất hóa đơn điện tử trên Haravan POS

Thông tin hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền gửi đến Cơ quan thuế không bắt buộc phải có thông tin người mua hàng, trừ khi họ yêu cầu xuất hóa đơn. Khi đó, nhà bán cần thêm thông tin xuất hóa đơn khi tạo đơn hàng mới.

1. Để thêm thông tin xuất hóa đơn cho người mua, nhà bán hàng chọn + Hóa đơn VAT

2. Chọn Cá nhân nếu người mua muốn xuất hóa đơn theo thông tin cá nhân hoặc chọn Doanh nghiệp khi người mua muốn xuất hóa đơn theo thông tin doanh nghiệp.

3. Thực hiện nhập thông tin doanh nghiệp cần thiết -> chọn Xác nhận

Lưu ý: Tại mục Địa chỉ công ty, bạn nên nhập đúng địa chỉ khách đã đăng ký với cơ quan thuế, nếu trong bảng gợi ý địa chỉ không có địa chỉ khách cung cấp

4. Chọn Thanh toán để hoàn tất đơn hàng

Lưu ý:
Trong trường hợp không có thông tin khách hàng (khách vãng lai) và không yêu cầu xuất hóa, thông tin họ và tên người mua ghi trên hóa đơn sẽ ghi nhận là Người mua không lấy hóa đơn.

Tạo và phát hành hóa đơn trên quản trị MyHaravan

Trong trường hợp nhà bán hàng không bật Tự động phát hành hóa đơn trên HaraRetail, nhà bán hàng cần thực hiện tạo và phát hành hóa đơn trên trang quản trị MyHaravan cho đơn hàng đã tạo trên POS.

Lưu ý: Tài khoản cần được phân quyền Tạo và phát hành hóa đơn thao tác Đọc và ghi

1. Tại mục Đơn hàng, nhà bán hàng thực hiện lọc theo điều kiện

Kênh bán hàng là POS
Có yêu cầu xuất hóa đơn điện tử
Trạng thái hóa đơn điện tử là Chưa tạo

2. Tại trang chi tiết đơn hàng, nhà bán hàng chọn Bắt đầu tạo hóa đơn.

3. Chọn kí hiệu mẫu hóa đơn do Hilo Invoice cung cấp (có thể chọn kí hiệu mẫu hóa đơn Không máy bán hàng hoặc kí hiệu mẫu hóa đơn Máy bán hàng, tùy theo lựa chọn của bạn)