Đối soát vận đơn và thanh toán cho nhà vận chuyển là một bước quan trọng trong quá trình vận hành của người bán hàng. Việc đối soát giúp xác nhận số tiền mà nhà vận chuyển gửi về có chính xác hay không, từ đó tránh được những sai sót không đáng có. Sau khi hoàn tất quá trình đối soát, thao tác xác nhận thanh toán sẽ điều chỉnh công nợ giữa hai bên: công nợ phí vận chuyển của người bán với đơn vị vận chuyển và nợ tiền thu hộ (COD) của đơn vị vận chuyển với người bán. Đây là quy trình cần thiết để đảm bảo minh bạch tài chính và vận hành hiệu quả giữa các bên liên quan. 

1. Xác nhận đối soát

Trạng thái COD có thể được tự động cập nhật nhưng nhà bán hàng phải thực hiện cập nhật trạng thái đối soát. Thao tác này sẽ giúp nhà bán hàng xác nhận lại đã đối soát số tiền nhận được từ shipper với giá trị đơn hàng.

Nhà bán hàng có thể xác nhận đối soát từng đơn hoặc xác nhận hàng loạt bằng cách nhập file

1.1 Xác nhận đối soát từng đơn

1. Trang quản trị -> Chọn đơn hàng cần xác nhận đối soát

2. Tại mục Trạng thái thu hộ chọn Xác nhận đối soát

1.2 Xác nhận đối soát hàng loạt 

1. Trang quản trị -> Quản lý thu hộ -> Nhập danh sách đối soát

2. Chọn Nhập danh sách đối soát -> Chọn Tải về file mẫu

3. Trong file mẫu, nhà bán hàng nhập mã vận đơn, số tiền mình đã nhận từ shipper và phí vận chuyển đã trả cho shipper của các đơn hàng -> Lưu lại

4. Vào lại mục Nhập danh sách nhận tiền -> Chọn file để tải file lên -> Chọn Nhập dữ liệu

5. Thực hiện Chọn các đơn đúng để Xác nhận đã đối soát

Chọn các đơn lệch -> Xuất danh sách các đơn bị lệch để bạn có thể làm việc lại với nhà vận chuyển

2. Nhập file thanh toán cho đơn vị vận chuyển

Sau khi xác nhận các đơn đã khớp với số tiền COD, nhà bán thực hiện nhập lại file để thanh toán chi phí cho đơn vị vận chuyển và điều chỉnh lại công nợ.

Bước 1. Vào menu Vận chuyển > Quản lý thu hộ > chọn Nhập danh sách đối soát

Bước 2. Chọn Tải file mẫu của hệ thống

Bước 3 Nhập thông tin đơn hàng vào file danh sách đối soát, trong đó: 

• Cột Mã đơn hàng = Cột mã vận đơn của đơn vị vận chuyển
• Cột Số tiền = Tiền thu COD ở nhà vận chuyển 
• Cột Phí vận chuyển = Phí ship thực tế từ nhà vận chuyển

Lưu ý: File đối soát chỉ nhận tối đa 500 dòng/file/lần

Bước 4: Sau khi hoàn tất nhập file đối soát, bạn vào lại mục Vận chuyển -> chọn Quản lý thu hộ -> chọn Nhập danh sách đối soát

Bước 5: Chọn File và tải file vừa chỉnh lên hệ thống -> chọn Nhập dữ liệu

Bước 6: Hệ thống sẽ kiểm tra chênh lệch giữa số tiền COD, Phí vận chuyển hệ thống so với COD và Phí vận chuyển mà nhà vận chuyển thông báo (dữ liệu từ file excel).

Bước 7: Chọn các đơn bị lệch và xuất dữ liệu để làm căn cứ làm việc với nhà vận chuyển.

Bước 8: Chọn các đơn đúng và Xác nhận thanh toán. Thao tác này sẽ thanh toán công nợ nhà vận chuyển.

Bước 9: Chọn tên nhà vận chuyển bạn muốn thanh toán tiền COD -> Chọn nguồn tiền bạn muốn thu COD (tiền mặt hay ngân hàng) và chi nhánh thu tiền.

Bước 10. Xác nhận thanh toán, hệ thống sẽ tạo phiếu thu để thu tiền COD và phiếu chi để trả chi phí vận chuyển cho nhà cung cấp theo thông tin các vận đơn được thanh toán.

Các vận đơn được xác nhận thanh toán sẽ mặc định:

- Được xác nhận đã đối soát

- Xác nhận thanh toán đơn hàng COD

Trường hợp xác nhận thanh toán cho các vận đơn bị lệch. Hệ thống sẽ hiển thị thêm thông tin điều chỉnh công nợ của nhà vận chuyển để cập nhật đúng khoản tiền còn nợ của nhà vận chuyển.

Ví dụ: Nhà vận chuyển đang nợ 330.000 tiền COD của vận đơn 0001. Khi đối soát và xác nhận thanh toán, COD nhà vận chuyển trả về chỉ là 300.000 (việc COD bị giảm đã được 2 bên thoả thuận và chấp nhận). Khi xác nhận thu tiền COD của vận đơn 001 chỉ là 300k , hệ thống sẽ điều chỉnh xoá đi nợ 330.000 và điều chỉnh lại nợ 300.000 sau đó ghi nhận đã thanh toán đủ 300.000 => hết nợ.