Đầu tiên, người bán cần nắm các thông tin cơ bản và các trường thông tin cần xử lý của một đơn hàng. Dưới đây là mô phỏng một mô hình cơ bản xử lý đơn hàng trên admin Haravan. Dựa vào đó, tùy mô hình vận hành doanh nghiệp, người bán sẽ có cách xử lý và tạo các tác vụ riêng. 

                 

Bạn cần quan tâm:

  • Xác thực đơn hàng (1)

  • Xử lý giao hàng (2) 

  • Xác nhận thanh toán (3) 

  • Hoàn trả (4) 

  • Hủy đơn hàng (5) 

  • Xóa đơn hàng (6)


1) Xác thực đơn hàng

Xác thực đơn hàng là cách thủ công giúp người bán chắc chắn về các yêu cầu đặt hàng, tránh các trường hợp đặt sai, đặt trùng, đặt thừa, đặt sót, bùng hàng,...


Phương thức xác nhận đơn hàng phổ biến là gọi điện xác nhận. người bán  cũng có thể xác nhận đơn hàng qua email, tin nhắn.


Sau đó, cập nhật lại trên hệ thống để đánh dấu đơn hàng đã được xác thực.


Cách xác thực đơn hàng

  1. Tại trang quản lý admin Haravan, chọn Đơn hàng > chọn Tất cả đơn hàng.
  2. Chọn đơn hàng bạn muốn xử lý. 
  3. Chọn Xác thực đơn hàng.
  4. Chọn Tiếp tục. 
Slider
Slider
Slider
Slider



2) Xử lý giao hàng

Khi đơn hàng đã được xác nhận trên hệ thống, người bán cần xử lý giao hàng. Mỗi doanh nghiệp có các gói giao hàng & mức phí khác nhau, người bán cần cấu hình sẵn trong hệ thống. 


Sau đó, người bán cần kiểm tra Địa chỉ đơn hàng. 

  • Nếu không có địa chỉ, hệ thống sẽ báo:

  • Nếu đã có địa chỉ, người bán sẽ tiến hành chọn thông tin giao hàng.  

GIAO DIỆN
Ý NGHĨA

Kho xuất hàng

Danh sách kho xuất hàng chính là danh sách các địa chỉ được check chọn "Địa chỉ lấy hàng" trong phần Cấu hình địa chỉ.

Tổng khối lượng (kg) 

Bằng tổng cộng khối lượng của tất cả sản phẩm có trong đơn hàng. Giá trị khối lượng của sản phẩm được ghi nhận trong phần khối lượng trong Trang chi tiết sản phẩm.

Phương thức vận chuyển

Có 2 lựa chọn Đường bộ hoặc đường bay. 

Checkbox Người nhận trả phí

Phí vận chuyển do người mua trả phí.

Checkbox Bảo hiểm hàng hóa

Tùy chính sách của nhà vận chuyển, giá trị bảo hiểm sẽ khác nhau.

Giao hàng bằng 

Người bán chọn nhà vận chuyển từ danh sách nhà vận chuyển. 

  • Danh sách này tùy biến tùy thuộc vào cấu hình vận chuyển của người bán  và địa điểm giao hàng, lấy hàng. 

  • Trong trường hợp người bán tự giao hàng, người bán  lựa chọn nhà vận chuyển là "Khác".

Ghi chú

Người bán  thêm ghi chú cho nhà vận chuyển. Đây là các ghi chú hỗ trợ cho việc giao - nhận một cách tốt hơn. Ví dụ như "hàng đồng kiểm", "giao trong giờ hành chính", "hàng dễ vỡ",...

Mã vận đơn

Haravan khuyến cáo người bán không thao tác vào ô này. Khi đơn hàng được đẩy qua nhà vận chuyển, thông tin sẽ được tự động đồng bộ từ dữ liệu của nhà vận chuyển.

Checkbox gửi email thông báo

Chọn/Không chọn "Gửi email thông báo đến khách hàng".

Cách xử lý giao hàng

  1. Truy cập admin Haravan, chọn Đơn hàng > Chọn Tất cả đơn hàng. 
  2. Chọn đơn hàng có trạng thái Chưa giao hàng. 
  3. Chọn Giao hàng.
  4. Điền các thông tin giao hàng như mô tả trên. 
  5. Chọn Giao hàng. 
Slider
Slider
Slider
Slider
note

Lưu ý | 

  • Người bạn có thể lưu sẵn bộ lọc Trạng thái giao hàng (chưa giao hàng) & Trạng thái đơn hàng (Chưa hủy) để kiểm tra nhanh số đơn chưa giao hàng.
  • Hệ thống Haravan chỉ hỗ trợ hủy giao hàng cho những đơn hàng có trạng thái vận chuyển "Chờ lấy hàng".
  • Khi trạng thái vận chuyển này chuyển sang các trạng thái khác ("Đang lấy hàng", "Đã lấy hàng",...) thì Người bán không thể hủy giao hàng trên hệ thống Haravan mà phải liên hệ Nhà vận chuyển để được hỗ trợ.

3) Xác nhận thanh toán

Việc xác nhận thanh toán cho đơn hàng có ảnh hưởng đến kết quả trong báo cáo bán hàng và tài chính, đến việc quản lý khi người bán  kết nối bán hàng đa kênh,... Do đó, Haravan khuyến cáo người bán  nên cập nhật Xác nhận thanh toán khi đã nhận được khoản thanh toán. 

Cách xác nhận thanh toán

1. Truy cập admin Haravan, chọn Đơn hàng > Chọn Tất cả đơn hàng. 

2. Chọn đơn hàng có trạng thái Thanh toán Chờ xử lý. Các trường hợp cần kiểm kê khi xác nhận: 

  • Kiểm tra tài khoản ngân hàng: Tiền đã về chưa.
  • Người bán có liên kết thẻ trên hệ thống HRV: Trạng thái Đã thanh toán thành công khi được đồng bộ. Trạng thái Chờ xử lý khi hệ thống bên thứ 3 chưa cập nhật.
  • COD: Trạng thái Đã thanh toán khi nhà vận chuyển đã cập nhập.

3. Chọn Thanh toán khi đã kiểm tra xong.


Slider
Slider
Slider


4) Hoàn trả đơn hàng

Hoàn trả là một loại dịch vụ hậu mãi được đánh giá là cần thiết và giúp xây dựng niềm tin, sự an tâm cho Khách mua hàng. 

  • Đối với đơn hàng chưa thanh toán và chưa xử lý => Người bán chỉ trả sản phẩm 
  • Đối với đơn hàng đã thanh toán và đã giao hàng => Người bán nhập số tiền + trả sản phẩm

Cách hoàn trả đơn hàng

  1. Truy cập admin Haravan, chọn Đơn hàng > Chọn Tất cả đơn hàng. 
  2. Chọn đơn hàng có trạng thái Thanh toán là Đã thanh toán và trạng thái giao hàng là Đã giao.
  3. Chọn Thao tác > Chọn Hoàn trả.
  4. Hệ thống điều chuyển về trang hoàn trả. Tại đây, Người bán điền các thông tin hoàn trả.
  5. Chọn Hoàn trả <Số tiền muốn trả> để thực hiện thao tác. 


Slider
Slider
Slider
Slider
note

Lưu ý | 

  • Người bán có thể thực hiện hoàn trả bằng một trong hai cách: Một phần hay Toàn phần.


5) Hủy đơn hàng

Có nhiều lý do để hủy đơn hàng: đơn hàng đặt sai, khách hàng đổi ý,... Việc hủy đơn hàng được thực hiện như sau: 

Cách hủy đơn hàng

  1. Truy cập admin Haravan, chọn Đơn hàng > Chọn Tất cả đơn hàng.
  2. Chọn nút “....” kế nút In > Chọn Hủy đơn hàng.
  3. Do hủy đơn hàng là một thao tác nghiêm trọng, nên người bán cần nhập các thông tin liên quan đến hủy đơn hàng trong Hộp thoại Hủy đơn hàng.
  4. Chọn Hủy đơn hàng.
Slider
Slider
Slider
Slider

6) Xóa đơn hàng

Việc xóa một đơn đặt hàng sẽ xóa tất cả dữ liệu của đơn hàng đó khỏi hệ thống Haravan.người bán  chỉ có thể thực hiện xóa từng đơn hàng, và không thể xóa cùng lúc nhiều đơn hàng. Và cũng chỉ có tài khoản Chủ sở hữu mới thực hiện được việc xóa đơn hàng.


Điều kiện xóa: Đơn đặt hàng đó phải được Lưu trữ hoặc Hủy.

  • Lưu trữ: Thao tác này đồng nghĩa với việc hệ thống sẽ lưu một bản sao của đơn hàng đó. Khi Xóa đơn hàng, giá trị tồn kho của sản phẩm sẽ được cập nhật

  • Hủy đơn hàng: Thao tác này đồng nghĩa với việc các sản phẩm trong đơn hàng sẽ được nhập trả, và giá trị tồn kho của sản phẩm được cập nhật.

Cách xóa đơn hàng

  1. Truy cập admin Haravan, chọn Đơn hàng > Chọn Tất cả đơn hàng. 
  2. Chọn đơn hàng muốn xóa. 
  3. Kéo xuống dưới, chọn Xóa đơn hàng. 
  4. Xác nhận lại yêu cầu bằng nút Tiếp tục.
Slider
Slider
Slider
Slider
note

Lưu ý | 

  • Haravan khuyến cáo  nên thực hiện thao tác hủy trước khi xóa đơn hàng để giá trị tồn kho được cập nhật.