Quy trình xử lý đơn hàng

Đầu tiên, người bán cần nắm các thông tin cơ bản và các trường thông tin cần xử lý của một đơn hàng. Dưới đây là mô phỏng một mô hình cơ bản xử lý đơn hàng trên admin Haravan. Dựa vào đó, tùy mô hình vận hành doanh nghiệp, người bán sẽ có cách xử lý và tạo các tác vụ riêng.

Nội dung

Xác thực đơn hàng
Xử lý giao hàng
Xử lý giao hàng cho đơn có phương thức thanh toán online
Xác nhận thanh toán
Hoàn trả đơn hàng
Hủy đơn hàng
Xóa đơn hàng
Lỗi đơn hàng

Xác thực đơn hàng

Xác thực đơn hàng là cách thủ công giúp người bán chắc chắn về các yêu cầu đặt hàng, tránh các trường hợp đặt sai, đặt trùng, đặt thừa, đặt sót, bùng hàng,...

Phương thức xác nhận đơn hàng phổ biến là gọi điện xác nhận. người bán cũng có thể xác nhận đơn hàng qua email, tin nhắn. Sau đó, cập nhật lại trên hệ thống để đánh dấu đơn hàng đã được xác thực.

Cách xác thực đơn hàng thủ công

1. Tại trang quản lý admin Haravan, chọn Đơn hàng > chọn Tất cả đơn hàng -> Chọn đơn hàng bạn muốn xử lý.

2. Chọn Xác thực đơn hàng

3. Chọn Tiếp tục

Cách xác thực đơn hàng hàng loạt

1. Tại mục đơn hàng, bạn thực hiện lọc các đơn hàng chưa xác thực bằng cách chọn Thêm điều kiện lọc -> chọn điều kiện Trạng thái xác thực là Chưa xác thực và trạng thái đơn hàng là Không hủy -> chọn Thêm điều kiện lọc

2. Hệ thống sẽ lọc ra các đơn hàng chưa xác thực -> bạn thực hiện chọn các đơn hàng muốn xác thực và chọn Thao tác -> chọn Xác thực đơn hàng đã chọn

Bạn cũng có thể thực hiện lưu lại bộ lọc Đơn hàng chưa xác thực này để thao tác được nhanh hơn

Xử lý giao hàng

Thao tác giao hàng sẽ tạo đơn vận chuyển thông qua kết nối với các đơn vị vận chuyển thiết lập trong Cấu hình vận chuyển. Khi thực hiện giao hàng cho đơn, hệ thống sẽ trừ số đặt của sản phẩm để tồn kho khả dụng được cập nhật mới

Bạn có thể thực hiện xử lý giao hàng hàng loạt hoặc xử lý giao hàng thủ công từng đơn

Xử lý giao hàng hàng loạt: Bạn xem hướng dẫn Giao hàng hàng loạt tại đây
Xử lý giao hàng từng đơn: Bạn thực hiện theo hướng dẫn

1. Truy cập admin Haravan, chọn Đơn hàng -> Chọn Tất cả đơn hàng.

2. Chọn đơn hàng có trạng thái Chưa giao hàng và đơn không hủy

3. Tại trang chi tiết đơn hàng, chọn Giao hàng.

4. Chọn Kho xuất hàng và Nhà vận chuyển (trong mục giao hàng bằng). Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo một số thiết lập khác:

Tổng khối lượng (kg): Bằng tổng cộng khối lượng của tất cả sản phẩm có trong đơn hàng. Giá trị khối lượng của sản phẩm được ghi nhận trong phần khối lượng trong Trang chi tiết sản phẩm.
Phương thức vận chuyển: Có 2 lựa chọn Đường bộ hoặc đường bay.
Người nhận trả phí: Khi chọn check box này, thay vì nhà vận chuyển thu từ người bán, thì phần phí đó sẽ được cộng thêm vào phần tiền thu từ người mua. Phí vận chuyển này khác với phí vận chuyển tính trên đơn hàng.
Bảo hiểm hàng hóa: Tùy chính sách của nhà vận chuyển, giá trị bảo hiểm sẽ khác nhau.
Ghi chú: Người bán thêm ghi chú cho nhà vận chuyển. Đây là các ghi chú hỗ trợ cho việc giao - nhận một cách tốt hơn. Ví dụ như "hàng đồng kiểm", "giao trong giờ hành chính", "hàng dễ vỡ",...
Mã vận đơn: Haravan khuyến cáo người bán không thao tác vào ô này. Khi đơn hàng được đẩy qua nhà vận chuyển, thông tin sẽ được tự động đồng bộ từ dữ liệu của nhà vận chuyển.
Gửi email thông báo: Chọn/Không chọn "Gửi email thông báo đến khách hàng".
Giao hàng một phần: Chỉ hiển thị khi chọn giao bằng các nhà vận chuyển Giao hàng nhanh, J&T, Lazada Express, Viettel Post. Xem giới thiệu về Giao hàng một phần tại đây

5. Thiết lập kích thước gói hàng. Xem hướng dẫn cấu hình gói kích thước tại đây

6. Chọn Giao hàng để hoàn tất. Khi tạo vận đơn sẽ thành công, đơn sẽ có trạng thái giao hàng là Chờ giao hàng. Nếu không thành công, bạn xem lỗi trong lịch sử đơn hàng và tìm giải pháp trong bài hướng dẫn này

Lưu ý:
Khi có thông báo "Đơn hàng này không có địa chỉ giao hàng và sẽ được đánh dấu giao hàng thủ công", bạn cần cập nhật thông tin phường xã giao hàng để có thể tiếp tục tạo vận đơn

Xử lý giao hàng cho đơn có phương thức thanh toán online

Với đơn hàng có phương thức thanh toán online qua cổng thanh toán chưa hoàn tất thanh toán, bạn có thể tạo vận đơn như những đơn hàng có hình thức thanh toán khác. Khi bấm Giao hàng, trên đơn sẽ hiển thị thông báo tự động chuyển phần tiền còn lại qua COD.

Lưu ý:Với các đơn có phương thức thanh toán thủ công (ví dụ như chuyển khoản) và chưa xác nhận thanh toán, giá trị đơn hàng sẽ được ghi nhận thành tiền thu hộ COD (khi tạo vận đơn). Do đó, để tránh sai sót, nhà bán hàng cần kiểm tra thanh toán của khách hàng và xác nhận thanh toán cho đơn trước khi bấm Giao hàng.

Xác nhận thanh toán

Với những đơn tự giao hàng (chọn nhà vận là Khác), bạn cần thực hiện thao tác này để ghi nhận giá trị đơn hàng vào báo cáo. Bạn có thể thao tác xác nhận nhiều đơn cùng lúc hoặc xác nhận thủ công từng đơn.

Xác nhận thanh toán cho nhiều đơn cùng lúc

1. Tại mục Tất cả đơn hàng, bạn thực hiện lọc điều kiện Trạng thái thanh toán là Chờ xử lý, Đơn hàng không Hủy -> Chọn Thêm điều kiện lọc

2. Chọn tất cả đơn đang hiển thị trên trang

Gợi ý: 
Hệ thống mặc định hiển thị 20 trang. Bạn có thể chọn Hiển thị 50 trang để xử lý nhiều đơn hơn

3. Chọn Thao tác -> chọn Xác nhận thanh toán

Xác nhận thanh toán thủ công từng đơn

1. Tại danh sách Tất cả đơn hàng, bạn chọn vào đơn có trạng thái Thanh toán là Chờ xử lý

2. Chọn Thanh toán

3. Chọn Xác nhận thanh toán và chọn Tiếp tục để hoàn tất

Lưu ý:

Với các đơn COD vận chuyển bởi các đơn vị vận chuyển VNPOST, GHN, GHTK, Ahamove, Grab, khi trạng thái COD được cập nhật, hệ thống cũng sẽ tự động cập nhật trạng thái thanh toán của đơn hàng

Hoàn trả đơn hàng

Khi người mua muốn trả lại sản phẩm đã nhận, nhà bán hàng sẽ thực hiện hoàn trả trên đơn hàng để nhập lại tồn kho và ghi nhận giá trị sản phẩm hoàn trả vào báo cáo.

Khi hoàn trả đơn hàng chưa thanh toán và chưa xử lý, hệ thống chỉ cập nhật lại tồn kho (nhập sản phẩm vào lại kho). Tuy nhiên, Haravan gợi ý nhà bán nên thực hiện hủy (nếu khách hủy không mua nữa), đặt lại hoặc sao chép thành đơn hàng mới.
Khi hoàn trả đơn hàng đã thanh toán và đã giao hàng, hệ thống sẽ cập nhật giá trị sản phẩm hoàn trả và tồn kho.

Cách hoàn trả đơn hàng

1. Tại mục Tất cả đơn hàng, nhà bán hàng chọn đơn hàng cần hoàn trả. Trong trang chi tiết đơn, chọn Thao tác và chọn Hoàn trả.

2. Hệ thống điều chuyển về trang hoàn trả, nhà bán nhập số sản phẩm hoàn trả và giá trị hoàn trả tương ứng.

3. Chọn Hoàn trả để hoàn tất

Lưu ý:

Người bán có thể thực hiện hoàn trả một phần đơn hàng hoặc hoàn trả toàn bộ đơn hàng.

Hủy đơn hàng

Có nhiều lý do để hủy đơn hàng: đơn hàng đặt sai, khách hàng đổi ý,... Việc hủy đơn hàng được thực hiện như sau:

1. Trong danh sách đơn hàng, bạn chọn đơn hàng cần hủy

2. Trong trang chi tiết đơn, chọn Thao tác và chọn Hủy đơn hàng.

3. Do hủy đơn hàng là một thao tác ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của nhà bán, nên người bán cần nhập các thông tin liên quan đến hủy đơn hàng trong Hộp thoại Hủy đơn hàng.

4. Chọn Hủy đơn hàng.

Lưu ý:

Với đơn đã bấm giao hàng và chuyển thông tin qua đơn vị vận chuyển, Haravan chỉ hỗ trợ hủy đơn khi phía vận chuyển chấp nhận hủy phiếu vận chuyển. Nếu không chấp nhận, đơn hàng ở Haravan sẽ không thể hủy và báo lỗi Không thể hủy phiếu vận chuyển. Lúc này, nhà bán cần liên hệ với nhà vận chuyển để yêu cầu hủy phiếu vận chuyển.

Xóa đơn hàng

Việc xóa một đơn đặt hàng sẽ xóa tất cả dữ liệu của đơn hàng đó khỏi hệ thống Haravan. Người bán chỉ có thể thực hiện xóa từng đơn hàng và không thể xóa cùng lúc nhiều đơn hàng. Chỉ có tài khoản Chủ sở hữu mới thực hiện được việc xóa đơn hàng.

Điều kiện xóa: Đơn đặt hàng đó phải có trạng thái đơn hàng là Hủy

Cách xóa đơn hàng

1. Tại trang Tất cả đơn hàng, bạn lọc trạng thái đơn hàng là Hủy và chọn đơn hàng muốn xóa trong danh sách
2. Tìm nút Xóa đơn hàng ở vị trí dưới cùng trong trang chi tiết đơn hàng và chọn Xóa đơn hàng.
3. Xác nhận lại yêu cầu bằng nút Tiếp tục

Lỗi đơn hàng

Trong trường hợp bị lỗi giao hàng, ở mục danh sách đơn hàng sẽ hiện ra tình trạng đơn hàng là "Lỗi giao hàng" như sau:

Bạn có thể tìm hiểu chi tiết lỗi giao hàng bằng cách nhấp vào mã đơn hàng > kéo xuống mục "lịch sử" > nhấp vào tình trạng lỗi để biết lý do > Sau đó bạn chỉ cần chỉnh sửa lỗi: