Phiếu điều chuyển được xem là tạo & nhận hoàn chỉnh sẽ cần đi qua 3 bước:
Bước 1: Tạo yêu cầu điều chuyển. Trạng thái phiếu là Nháp.
Bước 2: Duyệt điều chuyển. Trạng thái phiếu Chưa xuất hàng.
Bước 3: Xác nhận xuất kho. Trạng thái phiếu là Đã xuất hàng.
Bước 4: Xác nhận nhập kho. Trạng thái phiếu là Đã nhập hàng.
Lưu ý: Nhà bán có thể bỏ qua bước tạo yêu cầu điều chuyển và duyệt luôn phiếu để xác nhận xuất, tùy theo quy trình luân chuyển riêng của doanh nghiệp.
Tạo phiếu điều chuyển
1. Trong admin Haravan, mục Quản lý tồn kho > Chọn Điều chuyển > Chọn Tạo điều chuyển.
2. Chọn Kho xuất, Kho nhận và Lý do điều chuyển. Thêm Ngày dự kiến sản phẩm sẽ được điều đến kho B (không bắt buộc)
4. Quét hoặc nhập tìm kiếm thêm sản phẩm vào phiếu.
5. Nhập số lượng điều chuyển.
6. Chọn Duyệt phiếu điều chuyển để xác nhận xuất kho ngay sau đó.
Có thể bỏ qua bước yêu cầu điều chuyển và chọn duyệt điều chuyển luôn
7. Khi tạo đơn thành công, trạng thái đơn là Chờ xuất hàng.
Tạo yêu cầu phiếu điều chuyển
Việc tạo yêu cầu điều chuyển sẽ giúp nhà bán quản lý chặt chẽ quy trình luân chuyển tồn giữa các kho. Khi tạo phiếu điều chuyển và chọn “Yêu cầu phiếu điều chuyển”, phiếu sẽ được tạo với trạng thái là Nháp. Quản lý sẽ xem và bấm Duyệt điều chuyển trước khi nhân viên kho có thể thao tác xuất kho (Tồn kho lúc này chưa ghi nhận biến động trong giao dịch)
Tạo yêu cầu điều chuyển
Với phiếu điều chuyển có trạng thái Nháp, bạn vẫn có thể thực hiện thao tác Hủy phiếu
Lưu ý: Tài khoản cần được phân quyền Duyệt phiếu điều chuyển tồn kho để có thể duyệt yêu cầu tạo phiếu.
Xuất phiếu điều chuyển
Sau khi tạo phiếu điều chuyển vẫn ở trạng thái “Chưa xuất hàng”. Lúc này, số lượng tồn kho vẫn chưa được cấn trừ hay thay đổi so với trước lúc tạo phiếu. Để kho được cấn trừ, người bán cần làm tác vụ Xác nhận xuất
1. Tại admin Haravan, vào Quản lý Tồn kho > chọn Điều chuyển
2. Chọn phiếu có tình trạng Chưa xuất hàng -> Chọn Xác nhận xuất. Phiếu điều chuyển lúc này sẽ có trạng thái phiếu là “Đã xuất hàng”
Lúc này, tình trạng kho sẽ là:
- Kho xuất: Trừ vào số Đặt và trừ vào số Tồn
- Kho nhận: Cộng số Chờ nhập / Kho trung gian: Cộng số Tồn
Xác nhận nhập kho
Sau khi xác nhận xuất hàng, hàng hóa đã được đưa khỏi kho xuất, số lượng tồn kho sẽ được cấn trừ tại kho xuất. Lúc này, hệ thống chỉ ghi nhận là Đã xuất hàng và chưa ghi nhận tồn kho tại kho nhận. Để kho được ghi nhận, người bán cần làm tác vụ Xác nhận nhập
1. Tại admin Haravan, vào Quản lý Tồn kho > chọn Điều chuyển
2. Chọn phiếu có tình trạng Đã xuất hàng và chọn Xác nhận nhập. Lúc này, tình trạng kho sẽ là:
- Kho trung gian: Trừ vào số Tồn
- Kho nhận: Trừ vào số Chờ nhập - Cộng số Tồn
- Phiếu điều chuyển có trạng thái phiếu là “Đã nhập hàng”
Lưu ý: Kho trung gian là kho được hệ thống tự động tạo khi tạo phiếu điều chuyển. Tìm hiểu thêm về Kho trung gian
