Haravan đang được xem là một trong những nền tảng giải pháp thương mại điện tử tối ưu nhất hiện nay, đặc biệt là với các Nhà bán hàng kinh doanh vừa và nhỏ. Haravan cung cấp các giải pháp công nghệ tiên tiến và phù hợp nhất. 

Bên cạnh đó, nếu đã bắt tay vào việc kinh doanh website, thì chắc chắn có rất nhiều vấn đề mà Nhà bán hàng phải lo nghĩ. Hay như phải nắm bắt được sổ sách, báo cáo kinh doanh trong một ngày hay một tháng. Hay như vấn đề kiểm soát thông tin đầu vào (nhà cung cấp) và đầu ra (khách hàng).

Cùng hướng đến phân khúc khách hàng vừa và nhỏ, cung cấp các giải pháp công nghệ tiên tiến và tối ưu, mà lại có mức chi phí sử dụng thấp, phù hợp với ngân sách Nhà bán hàng, Haravan và KiotViet có thể xem là sự kết hợp hoàn hảo mà Nhà bán hàng nên lựa chọn.

Nội dung

• 1. Tổng quan về ứng dụng KiotViet
• 2. Cài đặt ứng dụng
• 3. Chuẩn bị trước khi kết nối
• 4. Kết nối KiotViet
• 5. Kết nối Kho Haravan và Chi nhánh Kiot Viet
• 6. Đồng bộ sản phẩm
• 7. Một số khái niệm sản phẩm cần biết
• 8. Cấu hình các field cập nhật 
• 9. Đồng bộ đơn hàng
• 10. Đồng bộ khách hàng: 
• 11. Xử lý đơn hàng

1. Tổng quan về ứng dụng KiotViet

KiotViet là phần mềm quản lý bán hàng được phát triển bởi Công ty Cổ phần Phần mềm Citigo, là sản phẩm của thành viên Hiệp hội bán lẻ Việt Nam AVR, được Hiệp hội Phần mềm và dịch vụ công nghệ thông tin Việt Nam VINASA công nhận trong lĩnh vực công nghệ phần mềm.

KiotViet hướng tới và phù hợp với phân khúc khách hàng Nhà bán lẻ với cửa hàng quy mô nhỏ.

Tại Haravan, Nhà bán hàng dễ dàng cài đặt và sử dụng phần mềm KiotViet trong kho ứng dụng Haravan với tên gọi chính thức là Haravan KiotViet và được gọi tắt là KiotViet. 

Haravan KiotViet được nhóm Haravan Partners phát triển phù hợp với nền tảng Haravan cũng như vẫn giữ được các ưu điểm của KiotViet. 

Thông qua việc kết nối API, Nhà bán hàng chỉ cần một tài khoản Haravan và một tài khoản KiotViet là các dữ liệu đã được quản lý tự động và được liên thông nhất quán với nhau. 

Haravan KiotViet được cung cấp hoàn toàn miễn phí. 

2. Cài đặt ứng dụng

1. Nhà bán hàng truy cập vào trang ứng dụng KiotViet.

2. Chọn Cài đặt ứng dụng.
   

3. Hệ thống hiển thị thông tin admin shop cần kết nối Kiotviet và Nhà bán hàng chọn vào Admin cần cài đặt app.
   

4. Hệ thống hiển thị popup kết nối ứng dụng Haravan Kiotviet, Nhà bán hàng chọn Đồng ý.               
   
   

5. Khi ứng dụng được cài đặt thành công, hệ thống tự động điều hướng về trang ứng dụng ban đầu của KiotViet

Sau khi cài đặt, Nhà bán hàng truy cập vào Trang quản trị -> Ứng dụng -> Haravan KiotViet để sử dụng ứng dụng.

3. Chuẩn bị trước khi kết nối

Chuẩn bị tồn kho và sản phẩm

• Về tồn kho: Đảm bảo số liệu tồn kho tại các chi nhánh trên hệ thống KiotViet sẵn sàng cho việc tích hợp. Nếu Nhà bán hàng đang có nhiều chi nhánh, hãy đảm bảo rằng số liệu tồn kho trên của những chi nhánh đó trên hệ thống Kiotviet chuẩn khi đồng bộ sang hệ thống Haravan.
  
  
• Về sản phẩm:
  1. Đảm bảo tất cả sản phẩm tại Haravan phải có Barcode. Đây là thông tin rất quan trọng cho việc đồng bộ sản phẩm giữa hai hệ thống ở bước đầu tích hợp, cũng là căn cứ để đồng bộ tồn kho sau này.
     
     
  2. Kiểm tra các SKU sản phẩm tại KiotViet có trùng với barcode sản phẩm tại Haravan hay chưa.
     Nếu chưa, Haravan khuyến khích Nhà bán hàng thực hiện theo các thao tác sau:
     • Xuất danh mục sản phẩm ở hai hệ thống ra Excel
     • Kiểm tra và chỉnh sửa đối với những sản phẩm chưa khớp cho cả hai hệ thống.
     • Nhập lại danh sách sản phẩm.

Xem hướng dẫn Làm sao để biết sản phẩm nào có barcode rồi ? Cách bổ sung barcode cho sản phẩm ?

Thiết lập giao dịch

Nhà bán hàng nên đảm bảo các thiết lập tính năng tại KOV đã được thực hiện xong và cần thiết cho việc kết nối.

Để thiết lập tính năng vào Thiết lập -> Thiết lập cửa hàng -> Giao dịch. Tại đây, Nhà bán hàng thiết lập chi tiết các tính năng phù hợp. Sau khi hoàn tất, nhấn Lưu để xác nhận.

Thiết lập tính năng tại có tổng cộng 14 loại thiết lập. Nhà bán hàng liên hệ hỗ trợ tại đây hoặc tải file HDSD KiotViet tại đây.

Cấu hình đồng bộ đơn hàng

Để mỗi khi đơn hàng phát sinh tại Haravan thì được đồng bộ sang KiotViet, Nhà bán hàng cần thực hiện một số thao tác liên quan đến thiết lập tính năng KiotViet.

Cụ thể là, Nhà bán hàng cần chắc chắn đã bật các cấu hình tại:  Thiết lập cửa hàng > Giao dịch > Đặt hàng và  Giao hàng.

Để ghi nhận được phí giao hàng, phí dịch vụ, VAT...Phí thu khác được tính bằng số tiền VNĐ hoặc % giá trị đơn hàng., Nhà bán hàng phải bật Thu khác khi bán hàng.

(Nhà bán hàng xem chi tiết cách thiết lập tại đây.)

4. Kết nối KiotViet

Kết nối API

Sau khi cài đặt KiotViet, để có thể sử dụng được ứng dụng này, điều đầu tiên mà Nhà bán hàng cần thực hiện là kết nối KiotViet, với việc kết nối API giữa KiotViet và Haravan, thông qua Client Id và Client Secret.

Để lấy được hai giá trị này, Nhà bán hàng vào trong Trang quản trị KiotViet, vào Thiết lập cửa hàng, chọn tab Thiết lập kết nối API (1), chọn Tạo mã (2), check chọn vào mục “Cho phép truy xuất thông tin khách hàng, hoá đơn, đặt hàng từ gian hàng của bạn” (3), sau đó Lưu (4).

Lưu ý:

• Đối với lần lấy mã kết nối đầu tiên, Nhà bán hàng phải làm đủ 5 bước này thì mới có đủ hai mã Client Idvà Client Secret.
• Chỉ có chủ tài khoản KiotViet mới có quyền vào Thiết lập cửa hàng.

Sau khi có được hai mã Client Id và Client Secret, Nhà bán hàng điền vào hai ô Client Id và Client Secret. Địa chỉ truy cập cửa hàng tương ứng với Tên cửa hàng đã đăng ký với Kiotviet  chọn Đăng nhập để hoàn tất việc kết nối.

Lưu ý: Trong trường hợp đăng nhập báo lỗi, Nhà bán hàng liên hệ bộ phận Dịch vụ khách hàng để nhận sự hỗ trợ qua các kênh liên hệ sau:

• Số điện thoại: 1900 636 099 - Phím số 2
• Email: support@haravan.com
• Chat trực tiếp tại Trang quản trị MyHaravan hoặc Website www.haravan.com

Ngắt kết nối 

Trong trường hợp Nhà bán hàng muốn ngắt kết nối với KiotViet, Nhà bán hàng chọn Ứng dụng tại trang quản trị Haravan -> chọn Kiotviet

Chọn Ngắt kết nối tại trang cấu hình -> chọn Đồng ý trong cửa sổ thông báo.

5. Kết nối Kho Haravan và Chi nhánh Kiot Viet

Sau khi kết nối KiotViet thành công, giao diện KiotViet sẽ hiển thị 3 mục:

Thông tin kết nối: Thiết lập kết nối chi nhánh Haravan và chi nhánh KOV

Cấu hình: Thiết lập các thông tin của sản phẩm sẽ được cập nhật lại khi KOV cập nhật lại.

Đơn hàng: Liệt kê các đơn hàng có chứa sản phẩm đã có tạo ở Haravan nhưng chưa được tạo ở Kiotviet. 

Nếu sản phẩm bạn đã tạo ở Kiotviet và Haravan nhưng vẫn bị lỗi đồng bộ, hãy kiểm tra lại Mã hàng của sản phẩm ở Kiotivet và barcode ở Haravan đã trùng khớp chưa. Sau khi điều chỉnh lại, bạn thực hiện chọn nút đồng bộ để đồng bộ lại đơn hàng

Tại đây, Nhà bán hàng thực hiện kết nối kho thì việc kết nối Haravan với KiotViet mới tạm thời coi như hoàn tất.

Kết nối kho này chính là chọn chi nhánh KiotViet để đồng bộ tồn kho và đẩy đơn hàng.

Việc kết nối kho có hai trường hợp xảy ra:

• Kết nối một chi nhánh.
• Kết nối đa chi nhánh.

Kết nối một chi nhánh

Khi Nhà bán hàng chọn kết nối một chi nhánh, nghĩa là chỉ có một kho hàng tại Haravan kết nối với một chi nhánh KOV (kết nối 1-1). 

Khi đó, chi nhánh tại KiotViet được chọn để kết nối đồng thời sẽ là chi nhánh nhận đơn hàng từ Haravan.

Kết nối đa chi nhánh

Từng chi nhánh KiotViet kết nối với từng chi nhánh tại Haravan. Tuy từng chi nhánh KiotViet kết nối  với từng chi nhánh tại Haravan nhưng chỉ có chi nhánh mặc định Haravan nhận đơn hàng Online. Nên ở đây Nhà bán hàng vẫn phải chọn 1 chi nhánh nhận đơn hàng Online.

Do KiotViet có nhiều chi nhánh và có hệ thống bán hàng tại cửa hàng, nên để đảm bảo dữ liệu tồn kho cho việc  bán hàng trực tuyến luôn đúng, Haravan khuyến khích khách hàng sử dụng riêng một chi nhánh tại KiotViet cho việc kết nối bán hàng trên Haravan.

Thực hiện Kết nối Kho Haravan và chi nhánh Kiot Viet

Để thực hiện kết nối kho:

1. Trong ứng dụng KiotViet, Nhà bán hàng chọn tab Thông tin kết nối, kéo xuống mục Kết nối Kiot Viet. 
2. Nhà bán hàng chọn mục Kết nối Kho Haravan và chi nhánh Kiot Viet. 
3. Tại đây, Nhà bán hàng chọn Kết nối một chi nhánh (kết nối 1-1) hoặc Kết nối đa chi nhánh, tùy theo gói dịch vụ và phương thức tồn kho mà Nhà bán hàng đang sử dụng.
4. Sau đó, Nhà bán hàng chọn tương ứng cho kho Haravan và chi nhánh KiotViet. Ứng dụng tự động ghi nhận thông tin.

Sau khi kết nối kho, khi có thay đổi về số lượng tồn kho tại KiotViet ứng dụng sẽ tự động cập nhật về Haravan dựa trên cơ chế cập nhật đã thiết lập trước đó.

6. Đồng bộ sản phẩm

Cơ chế và luồng vận hành khi đồng bộ sản phẩm

Để thực hiện được việc đồng bộ sản phẩm giữa Haravan và KiotViet, Nhà bán hàng cần nắm rõ và đầy đủ các quy tắc sau:

• Sản phẩm được đồng bộ chỉ theo một chiều duy nhất là từ KiotViet sang Haravan.
• Việc đồng bộ có thể thực hiện khi:
  • Đã có sản phẩm ở cả hai hệ thống Haravan và KiotViet.
    hoặc 
  • Chỉ ở một trong hai hệ thống.
• Khi thực hiện đồng bộ sản phẩm, tại Haravan có thể có hoặc không có sản phẩm.
• Nếu không có sản phẩm tại Haravan, toàn bộ các sản phẩm tại KiotViet sẽ được đồng bộ và tạo mới tại Haravan.
• Nếu tại Haravan đang có sản phẩm, toàn bộ các sản phẩm này bắt buộc phải có barcode.
  Nếu không có barcode, ứng dụng hiển thị cửa sổ thông báo và không thực hiện đồng bộ. Tìm hiểu thêm về cách tìm sản phẩm thiếu barcode tại đây

• Quy tắc thực hiện đồng bộ (mactching) giữa Haravan và KiotViet là Barcode (Haravan) = Mã hàng (KiotViet).
• Việc đồng bộ này sẽ tạo mới hoặc cập nhật các sản phẩm.
  • Tạo mới: Ở lần đầu tiên đồng bộ, HRV sẽ tạo mới sản phẩm từ KOV sang HRV nếu không có sản phẩm HRV trùng barcode với KOV. Chỉ có thể tạo mới sản phẩm hàng hóa.
  • Cập nhật: Trường hợp hệ thống dò tìm được đã có sản phẩm có barcode trùng giữa HRV và KOV, Haravan sẽ thực hiện cập nhật sản phẩm.

Đối với trường hợp Tạo mới sản phẩm

Haravan sẽ tạo mới sản phẩm trong hai trường hợp sau:

1. Nhà bán hàng thực hiện đồng bộ sản phẩm, hệ thống không tìm thấy barcode (HRV) tương ứng với Mã hàng (KOV) sẽ tạo mới sản phẩm tại Haravan.
2. Khi Haravan và KiotViet đang trong tình trạng kết nối, Nhà bán hàng tạo mới sản phẩm tại KOV thì cũng đồng thời sản phẩm đó được tạo mới tại Haravan.

Khi tạo mới sản phẩm:

• Tùy theo sản phẩm đó mà việc tạo mới cũng có sự khác biệt:
  • Nếu sản phẩm được tạo mới là biến thể của một sản phẩm trên KiotViet, hệ thống Haravan tạo phiên bản.
  • Nếu sản phẩm sản phẩm đó là sản phẩm độc lập (không có biến thể), hệ thống Haravan tạo sản phẩm mới.
  • Nếu sản phẩm bên KiotViet ngừng bán, sản phẩm sẽ không được đồng bộ về Haravan.
• Ứng dụng chỉ hỗ trợ tạo mới đối với các sản phẩm thuộc danh mục hàng hoá bên Kiotviet sang Haravan, không hỗ trợ tạo mới các sản phẩm:
  • Sản phẩm dịch vụ
  • Sản phẩm combo
  • Sản phẩm có đơn vị tính quy đổi (thùng, hộp, cái…)

Các trường thông tin được đồng bộ chỉ khi tạo mới bao gồm:

• Hình ảnh
  • Chỉ lấy tối đa 10 hình ảnh, theo thứ tự đầu tiên tại KiotViet.
  • Hình đại diện sản phẩm tại KiotViet cũng đồng bộ tương ứng thành hình đại diện sản phẩm tại Haravan. 
• Loại sản phẩm
  • Tương ứng với Nhóm hàng tại KiotViet.
  • Ứng dụng lấy nhóm hàng gần nhất mà sản phẩm trực thuộc.
• Thuộc tính (Variants) - chỉ hỗ trợ 3 thuộc tính đầu tiên.
• Giá trị thuộc tính

Lưu ý: 

• Nội dung mô tả sản phẩm trên KiotViet sẽ không được đồng bộ và tạo mới trên Haravan.
• Các trường thông tin này chỉ đồng bộ duy nhất một lần khi tạo mới sản phẩm tại Haravan. Nếu muốn có sự thay đổi, hoặc là Nhà bán hàng xóa sản phẩm tại Haravan và sau đó đồng bộ (tạo mới) lại, hoặc cập nhật thông tin sản phẩm ở cả hai hệ thống.

Đối với trường hợp Cập nhật sản phẩm

Haravan sẽ cập nhật sản phẩm trong các trường hợp sau:

• Sản phẩm có tại Haravan trước.
• Sản phẩm đã có cả hai hệ thống. 

Trong trường hợp sản phẩm có tại hai hệ thống, việc cập nhật vẫn được diễn ra bất kể sản phẩm đó tại KiotViet thuộc loại Sản phẩm hàng hóa, Sản phẩm dịch vụ, Sản phẩm đơn vị tính hay Combo sản phẩm. 

Các trường thông tin được cập nhật khi có sự cập nhật ở hai hệ thống

• Tên sản phẩm (chọn Cập nhật tên sản phẩm)
• Giá bán (Chọn Cập nhật giá)
• Tồn kho (Cập nhật tồn kho - mặc định luôn chọn): Được tính bằng công thức: "Giá trị Tồn kho chi nhánh dùng để nhận đơn hàng HRV + (Tổng tồn kho của các kho khác - Tổng đặt của những kho đó)"
• Khối lượng (Chọn Cập nhật trọng lượng):  đơn vị Gram.
• Barcode , nếu KOV chỉnh sửa Mã hàng .
• Ẩn/ Hiển thị sản phẩm: Nếu Nhà bán hàng không chọn mục này, Nhà bán hàng phải tự chọn hiển thị từng sản phẩm tại Haravan sau khi đồng bộ.
• Không tạo mới sản phẩm: Khi chọn vào đây, sản phẩm được tạo mới ở KOV sẽ không được đồng bộ về Haravan.
• Thay đổi format ghi chú đơn hàng: đồng bộ ghi chú đơn hàng
           

Xóa liên kết sản phẩm

Trong trường hợp bạn không muốn liên kết, đồng bộ biến thể giữa hai hệ thống, bạn có thể thực hiện xóa liên kết trong trong cấu hình Thông tin kết nối Haravan - Kiotviet

1. Nhà bán hàng vào mục ứng dụng và chọn ứng dụng Haravan Kiotviet

2. Nhà bán hàng chọn Cấu hình, chọn Xóa liên kết -> Nhập URL sản phẩm trên hệ thống Haravan và chọn Đồng ý

2. Thực hiện xóa hoặc đổi barcode của biến thể vừa xóa liên kết tại Haravan khác với Mã hàng ở Kiotviet

Thực hiện đồng bộ sản phẩm 

Để thực hiện đồng bộ sản phẩm:

1. Nhà bán hàng vào trong tab Thông tin kết nối của ứng dụng KiotViet, kéo xuống mục Kết nối Kiot Viet.
2. Nhà bán hàng chọn mục Đồng bộ sản phẩm, nhấn chọn Lưu và đồng bộ sản phẩm.

3. Hệ thống tiến hành đồng bộ.

7. Một số khái niệm sản phẩm cần biết

Sản phẩm cùng loại

Cũng giống như sản phẩm tại Haravan, KiotViet cũng cho phép Nhà bán hàng thêm thuộc tính cho sản phẩm. Tại Haravan, các sản phẩm này gọi là các phiên bản sản phẩm, tại KiotViet được gọi là sản phẩm cùng loại.

Khi đồng bộ sản phẩm từ KiotViet qua Haravan, sản phẩm được ghi nhận cùng loại tại KiotViet thì tạo mới thành sản phẩm nhiều phiên bản, hoặc tạo phiên bản cho sản phẩm được. Mỗi phiên bản sẽ là một sản phẩm con cùng loại tại KiotViet

Nếu sản phẩm không được ghi nhận là cùng loại tại KiotViet, thì khi đồng bộ sang Haravan, sản phẩm đó được hiểu là sản phẩm độc lập.

Thuộc tính và giá trị thuộc tính chỉ được đồng bộ duy nhất một lần trong lần đầu tiên. Do đó, các sự thay đổi sẽ không được cập nhật. 

Một ví dụ về sản phẩm cùng loại:

Sản phẩm Ngừng kinh doanh và Được bán trực tiếp

Sản phẩm Ngừng kinh doanh là sản phẩm được ẩn hiển thị và không cho phép thực hiện giao diện mua bán nữa. 

Một sản phẩm được gọi là Sản phẩm Ngừng kinh doanh chỉ khi Nhà bán hàng kích hoạt tính năng Ngừng kinh doanh cho sản phẩm đó.

Sản phẩm Được bán trực tiếp là sản phẩm được chọn trong ô "Được bán trực tiếp". Sản phẩm được hiển thị trên danh sách bán hàng POS. Nếu bỏ chọn, sản phẩm sẽ được ẩn đi.

Ngừng kinh doanh và Được bán trực tiếp có thể xảy ra ở sản phẩm, một biến thể hay nhiều biến thể của sản phẩm.

Ngừng kinh doanh và Được bán trực tiếp là hai tính năng độc lập. Tuy nhiên, một sản phẩm/biến thể không thể Ngừng kinh doanh mà vẫn Được bán trực tiếp.

Đối với sản phẩm có biến thể, việc đồng bộ sản phẩm còn phụ thuộc vào tình trạng sản phẩm Ngừng kinh doanh và Được bán trực tiếp.

Thuộc tính và giá trị thuộc tính chỉ thực hiện đồng bộ một lần đầu tiên khi Nhà bán hàng thực hiện kết nối. Do đó, nếu một sản phẩm hay biến thể (ngừng kinh doanh hoặc không bán trực tiếp) tại KiotViet thì:

• Vẫn được đồng bộ (cập nhật) về Haravan nếu tại Haravan có sản phẩm/biến thể tương ứng (nhận diện bằng Barcode (HRV) = SKU (KOV)).
• Không thể đồng bộ (tạo mới) tại Haravan nếu tại Haravan chưa có sản phẩm.

Sản phẩm Product-Haravan-[Không xóa]

Khi đồng bộ sản phẩm, Nhà bán hàng có thể nhìn thấy một sản phẩm xa lạ và kỳ cục xuất hiện trong danh sách sản phẩm tại KiotViet: sản phẩm Product-Haravan-[Không xóa].

Sản phẩm này xuất hiện khi tồn tại ít nhất một sản phẩm có tại Haravan nhưng không có tại KiotViet. 

Và dù cho có bao nhiêu sản phẩm có tại Haravan nhưng không có tại KiotViet thì tại KiotViet chỉ có duy nhất một sản phẩm Product-Haravan-[Không xóa] đại diện cho tất cả.

Nhà bán hàng nhìn thấy sản phẩm Product-Haravan-[Không xóa] này tại lần kết nối và đồng bộ sản phẩm đầu tiên. Nếu Nhà bán hàng ngắt kết nối và kết nối lại, thì sản phẩm Product-Haravan-[Không xóa] này tiếp tục xuất hiện và mang tính đại diện cho tất cả sản phẩm có tại Haravan nhưng không có tại KiotViet. 

Sản phẩm Product-Haravan-[Không xóa] được gán cho số lượng tồn kho 100, để cấn trừ cho cho các đơn hàng có chứa sản phẩm có tại Haravan nhưng không có tại KiotViet. Nếu trong danh sách sản phẩm KiotViet có nhiều sản phẩm Product-Haravan-[Không xóa] thì KiotViet chỉ tính trên sản phẩm Product-Haravan-[Không xóa] mới nhất được tạo.

8. Cấu hình các field cập nhật 

Có khá nhiều trường thông tin mà mỗi khi thay đổi tại KiotViet thì cũng tự động đồng bộ (cập nhật) về Haravan.

Nhà bán hàng có thể tắt việc cập nhật này cho một số trường thông tin nếu muốn khi thay đổi tại KiotViet nhưng không cập nhật về Haravan.

Để thực hiện, Nhà bán hàng vào trong ứng dụng KiotViet, chọn tab Cấu hình.

Tại đây, Nhà bán hàng chọn/bỏ chọn các trường thông tin (field) không muốn cập nhật.

Hiện tại, có trường thông tin (field) tuân theo quy tắc Cập nhật. Tuy nhiên, Nhà bán hàng chỉ được tùy chỉnh ba trường sau:

• Tên sản phẩm
• Hiển thị sản phẩm
• Giá
• Mã sản phẩm

Các trường còn lại (Barcode, Tồn kho, Trọng lượng) vì liên quan đến cách vận hành của hệ thống nên Nhà bán hàng không thể tùy chỉnh được.

Cấu hình Hiển thị Sản phẩm 

Cấu hình Hiển thị Sản phẩm ảnh hưởng đến cập nhật giữa Haravan và KiotViet, cũng như việc xóa sản phẩm, không ảnh hưởng đến việc tạo mới sản phẩm.

Đối với việc cập nhật sản phẩm

• Có check :

  • Sản phẩm ngừng kinh doanh hoặc không bán trực tiếp: Sản phẩm ẩn hiển thị tại Haravan.

  • Sản phẩm không ngừng kinh doanh hoặc được bán trực tiếp VÀ biến thể ngừng kinh doanh hoặc không bán trực tiếp:

    • Sản phẩm vẫn hiển thị tại KiotViet.

    • Biến thể nào ngừng kinh doanh hoặc không bán trực tiếp thì tồn kho bằng 0.

    • Các biến thể khác vẫn hệ thống bình thường.

• Không check: vẫn đồng bộ tồn kho, không bị ảnh hưởng bới ngừng kinh doanh hoặc không bán.

   

Đối với xóa sản phẩm tại KiotViet

Có check: 

• Sản phẩm chỉ có 1 biến thể: ẩn sản phẩm đó
• Sản phẩm có nhiều biến thể: xóa thuộc tính của biến thể đó
• Nếu tất cả sản phẩm KiotViet trong nhóm sản phẩm đều ngừng kinh doanh hoặc không bán trực tiếp: ẩn sản phẩm tại Haravan.

Không check: xóa Map Id của sản phẩm. Ngoài ra, không ảnh hường gì.

9. Đồng bộ đơn hàng

Cơ chế và luồng vận hành khi đồng bộ đơn hàng

Khi khách mua hàng đặt hàng tại Website Haravan, đơn hàng sẽ nhanh chóng được đồng bộ về KiotViet theo các quy tắc sau:

• Ngược với đồng bộ sản phẩm (chiều đồng bộ KOV sang HRV), đơn hàng được đồng bộ duy nhất một chiều từ Haravan sang KiotViet mà không có chiều ngược lại.
• Ứng dụng hiện đang hỗ trợ phương thức COD (phương thức hiện đang được người mua hàng tại Việt Nam lựa chọn với tỷ lệ 95% các đơn hàng online) và cả phương thức thanh toán khác COD (Chuyển khoản/Thanh toán khác,...)
• Luồng vận hành đơn hàng: 

Khi có một đơn hàng (Order) mới từ Haravan, thì quá trình đồng bộ giữa hai hệ thống sẽ như sau (áp dụng cho phương thức COD):

• Đối với các đơn hàng được thanh toán bằng COD hoặc không bằng COD, mọi quá trình thao tác xử lý chỉ nên được thực hiện trên hệ thống Haravan, việc này sẽ giúp đồng bộ trạng thái tương ứng bên KOV, hạn chế tình trạng đơn hàng ở 2 bên hệ thống không khớp với nhau.
• Nhà bán hàng nào có cấu hình chi nhánh bán hàng của KiotViet nhận đơn hàng Online thì đơn hàng sẽ sẽ được đẩy sang chi nhánh đó, dù có chọn xuất kho ở HRV từ kho phụ (kho đồng bộ tồn, không phải kho chọn để đồng bộ đơn).

• Ngoài ra hệ thống còn đồng bộ những đơn hàng ở những kênh bán hàng khác nếu Nhà bán hàng có kết nối với shop Haravan (Market Place, Facebook, HaraRetail ...)
• Để có thể đồng bộ được sản phẩm từ Haravan sang KOV thì điều kiện cần thiết là sản phẩm trong đơn hàng bắt buộc phải có trên hệ thống KOV và có Mã hàng của sản phẩm trùng khớp với barcode của sản phẩm tại Haravan.

Lưu ý: Hiện tại hóa đơn KOV đã cập nhật thông tin phường/ xã theo đơn vị hành chính mới và mã vận đơn cho những đơn hàng mới tạo. Hệ thống sẽ không cập nhật thông tin những đơn hàng đã hoàn thành trước đó. 

10. Đồng bộ khách hàng: 

Khi khách hàng đặt hàng qua website Haravan, các thông tin của khách hàng sẽ được đồng bộ theo cơ chế như sau 

• Thông tin khách hàng sẽ được đồng bộ theo 1 chiều từ HRV qua KiotViet thông qua số điện thoại. 
• Các trường thông khách hàng đồng bộ sẽ bao gồm bao gồm (thông tin đơn hàng, lịch sử mua hàng và doanh số mua hàng). 

11. Xử lý đơn hàng

Sau khi kết nối Haravan với KiotViet và thực hiện các thiết lập cần thiết, mỗi khi có một đơn hàng phát sinh tại Haravan, đơn hàng này sẽ được đồng bộ qua KiotViet. Việc đồng bộ đơn hàng  chỉ xảy ra với duy nhất một chiều: Từ Haravan sang KiotViet.

Có thể nói, Kiotviet là nơi ghi nhận đơn hàng và xem báo cáo. Nhà bán hàng chỉ được xử lý đơn hàng tại Haravan và KHÔNG xử lý đơn hàng tại hai nơi.

Giai đoạn Phiếu tạm

Các đơn hàng được ghi nhận là Phiếu tạm và sẽ đưa về phần Phiếu đặt hàng của KiotViet. 

Mã đặt hàng tại KiotViet được lấy theo cú pháp: DHHRV-<ID đơn hàng>.

Trong chi tiết phiếu đặt hàng tại KiotViet, Nhà bán hàng có thể lấy được mã đơn hàng tương ứng tại Haravan.

Lưu ý: 

• KiotViet chỉ ghi nhận các từ đơn hàng phát sinh sau khi đã kích hoạt Tính năng Đặt hàng và Tính năng Giao hàng.

Giai đoạn Hóa đơn

Đơn hàng có phương thức thanh toán Thu hộ tiền (COD) được xử lý giao hàng (nhấn vào nút Giao hàng và giao cho một nhà vận chuyển) => Tự động tạo hóa đơn trên hệ thống KiotViet (Trạng thái = Đang xử lý, Trạng thái giao  = Chờ xử lý)

Đơn hàng có phương thức thanh toán khác Thu hộ tiền (COD), đã xác nhận thanh toán và được xử lý giao hàng (nhấn vào nút Giao hàng và giao cho một nhà vận chuyển) => Tự động tạo hóa đơn trên hệ thống KiotViet (Trạng thái = Đang xử lý, Trạng thái giao = Chờ xử lý)

Đơn hàng có phương thức thanh toán khác Thu hộ tiền (COD), chưa xác nhận thanh toán và được xử lý giao hàng (nhấn vào nút Giao hàng và giao cho một nhà vận chuyển) => Không tạo hóa đơn trên hệ thống KiotViet. Phiếu đặt hàng trên hệ thống KiotViet vẫn giữ trạng thái = Phiếu tạm. Khi đơn hàng giao hàng thành công và được xác nhận thanh toán => Tự động tạo hóa đơn trên hệ thống KiotViet (Trạng thái = Hoàn thành, Trạng thái giao = Giao thành công)

Khi đó, Phiếu đặt được chuyển sang trạng thái: Đã hoàn thành.

Giai đoạn Hoàn thành

Đơn hàng được xem là hoàn thành khi đạt được đồng thời hai trạng thái:

• Trạng thái giao hàng: Đã giao hàng
• Trạng thái thanh toán: Đã thanh toán

Lưu ý: Nếu hình thức thanh toán ở Haravan là COD, khi đồng bộ qua KOV sẽ là "Tiền mặt". Còn phương thức khác COD sẽ được đồng bộ qua KOV là "Chuyển khoản ngân hàng".

Khi một đơn hàng tại Haravan đạt được trạng thái hoàn thành, thì tại KiotViet, hóa đơn của đơn hàng đó được xác nhận thanh toán, đồng nghĩa với đơn hàng đó "Hoàn thành".

---

Xem đầy đủ hơn về cơ chế đồng bộ một đơn hàng từ lúc bắt đầu đến khi hoàn tất:

(Cơ chế đồng bộ một đơn hàng có phương thức thanh toán COD)

(Cơ chế đồng bộ đơn hàng có phương thức thanh toán khác COD)

Lưu ý: 

- Trạng thái hóa đơn vẫn hoàn thành khi trạng thái vận chuyển Đã chuyển hoàn. Nếu cấu hình Kiotviet không check vào "Không tự động cập nhật dữ liệu khi chuyển hoàn", khi chuyển hoàn, hệ thống sẽ hoàn thành hoá đơn và ngược lại. 

- Nếu gặp khó khăn trong quá trình thao tác, Nhà bán hàng tìm hiểu cách sử dụng Kiotviet và liên hệ hỗ trợ tại đây hoặc tải file HDSD KiotViet tại đây.