Tạo phiếu đặt hàng

Phiếu đặt hàng là văn bản để ghi nhận các thông tin sản phẩm nhà bán yêu cầu từ nhà cung cấp. Sau khi tạo phiếu đặt hàng, bạn có thể in phiếu đặt hàng và sử dụng như hợp đồng cam kết với nhà cung cấp.

Khi tạo phiếu đặt, tồn kho của sản phẩm chưa được cập nhật. Tồn kho sẽ được cập nhật khi bạn thực hiện nhập hàng trên phiếu đặt

Nội dung

Tạo phiếu đặt hàng
Nhập hàng từ phiếu đặt hàng
Xem lịch sử trả hàng của phiếu đặt hàng
Kết thúc phiếu đặt hàng
In phiếu đặt hàng

Tạo phiếu đặt hàng

Bước 1: Tại menu Quản lý tồn kho bạn chọn menu con Đặt hàng -> Tạo phiếu đặt hàng

Bước 2: Tại màn hình tạo mới, bạn chọn nhà cung cấp mà bạn muốn mua hàng hoặc có thể tạo mới nếu chưa có thông tin nhà cung cấp này trên hệ thống.

Bước 3: Chọn kho nhập trong danh sách các kho đã tạo trong Cấu hình địa chỉ hoặc tạo kho mới nếu chưa có thông tin kho này trên hệ thống.

Bước 4: Nhập thông tin sản phẩm

Có 3 cách thực hiện bước này:

Cách 1: Tìm kiếm và chọn trực tiếp sản phẩm cần nhập trên hệ thống - phù hợp khi bạn nhập không quá nhiều sản phẩm -> Điều chỉnh số lượng nhập, đơn giá, giảm giá cho sản phẩm (nếu có)

Cách 2: Nhập danh sách sản phẩm bằng file excel - phù hợp với khi bạn cần nhập số lượng lớn sản phẩm và để ra số lượng cần nhập bạn phải tính toán và xử lý dữ liệu ở ngoài.

Lưu ý:
Bạn cần tạo sản phẩm có chứa SKU trước khi nhập file. Tính năng này không hỗ trợ tạo mới sản phẩm 
Hệ thống hỗ trợ nhập tối đa 500 dòng sản phẩm/biến thể trên file dữ liệu.

Cách 3: Quét barcode hoặc SKU sản phẩm (Sản phẩm cần được cập nhật SKU/barcode. Xem hướng dẫn tại đây)

Bước 5: Thêm chiết khấu trên tổng đơn nhập và các chi phí nhập hàng khác cần trả nhà cung cấp (nếu có)

Bên cạnh đơn giá sản phẩm được bán, nhà cung cấp cần thu thêm các chi khác như: vận chuyển, bảo hiểm hàng hoá... Những chi phí này cũng ảnh hưởng đến giá vốn hàng bán khi nhập hàng. Khi đó bạn có thể thêm các chi phí này vào phiếu đặt hàng.

	Xem thêm hướng dẫn chi tiết về quản lý các chi phí nhập hàng khác tại đây

Bước 7: Thêm các chi phí khác cần phải trả (không phải trả cho nhà cung cấp)

Trong một số trường hợp, khi nhập hàng sẽ có một số chi phi khác phải trả cho một đối tượng khác không phải nhà cung cấp, ví dụ như: Nhân công bóc xếp hàng hoá, chi phí lưu kho... Tất nhiên các chi phí này cũng làm gia tăng giá vốn hàng bán của bạn. Khi đó bạn có thể thêm các chi phí này vào phiếu đặt hàng.

Xem thêm hướng dẫn chi tiết về quản lý các chi phí nhập hàng khác tại đây

Bước 8: Bổ sung thêm 1 số thông tin khác của phiếu đặt hàng phục vụ cho việc quản lý

- Nếu bạn có thời gian nhập hàng dự kiến thì cũng nên thêm vào phiếu đặt hàng để quản lý tiến độ giao hàng của nhà cung cấp.

- Nhập mã tham chiếu ứng với mã hợp đồng hoặc hoá đơn với nhà cung cấp, phục vụ cho việc đối soát sau này. Hoặc là bạn có thể nhập hình ảnh các chứng từ này vào hệ thống (chọn Cấu hình/File) và sau đó nhập tên các file đó vào mục Mã tham chiếu để sau này có căn cứ tìm lại các chứng từ liên quan này.

Bước 9 Chọn Đặt hàng để tạo phiếu đặt hàng

Nhập hàng từ phiếu đặt hàng

Các phiếu đặt hàng chưa nhập hàng đều có trạng thái là Chờ nhập.

1. Tại trang chi tiết phiếu đặt, bạn chọn Nhập hàng

2. Nếu có phát sinh thêm chi phí lúc nhập hàng hoặc được chiết khấu, bạn có thể điều chỉnh lại tại bước này -> chọn Nhập hàng để hoàn tất

3. Để thanh toán tiền cho đơn nhập hàng, bạn chọn Thanh toán -> chọn Thanh toán cho nhà cung cấp hoặc Thanh toán chi phí nhập khác (nếu có)

4. Chọn hình thức thanh toán và chọn Thanh toán để hoàn tất

Xem lịch sử trả hàng, lịch sử thanh toán của phiếu đặt hàng

Vào menu Quản lý tồn kho -> Đặt hàng

Tìm kiếm và chọn phiếu đặt hàng muốn xem

Chọn vào tab Lịch sử nhập hàng.

Kết thúc phiếu đặt hàng

Trong một số trường hợp không thể nhập toàn bộ số lượng hàng đã lên kế hoạch trên phiếu đặt hàng, bạn có thể đánh dấu kết thúc phiếu đặt hàng để không còn phải quan tâm đến nó

Vào menu Quản lý tồn kho > Đặt hàng
Tìm kiếm và chọn phiếu đặt hàng muốn xem, kéo xuống cuối phiếu đặt hàng
Nhấp chọn Kết thúc
Khi này phiếu đặt hàng sẽ có trạng thái "Lưu trữ" và bạn sẽ không còn nhập hàng từ phiếu này nữa.