Đối soát vận đơn là đối soát số tiền nhà vận chuyển gửi về cho người bán nhằm xác nhận lại một lần nữa để tránh xảy ra những sai sót không đáng có. 

Đối soát và xác nhận thanh toán cho nhiều vận đơn

Bước 1. Vào menu Vận chuyển > Quản lý thu hộ > chọn Nhập danh sách đối soát

Bước 2. Chọn Tải file mẫu của hệ thống

Bước 3 Nhập thông tin đơn hàng vào file danh sách đối soát, trong đó: 

• Cột Mã đơn hàng = Cột mã vận đơn của đơn vị vận chuyển
• Cột Số tiền = Tiền thu COD ở nhà vận chuyển 
• Cột Phí vận chuyển = Phí ship thực tế từ nhà vận chuyển

Lưu ý:
File đối soát chỉ nhận tối đa 500 dòng/file/lần

Bước 4: Sau khi hoàn tất nhập file đối soát, bạn vào lại mục Vận chuyển -> chọn Quản lý thu hộ -> chọn Nhập danh sách đối soát

Bước 5: Chọn File và tải file vừa chỉnh lên hệ thống -> chọn Nhập dữ liệu

Bước 6: Hệ thống sẽ kiểm tra chênh lệch giữa số tiền COD, Phí vận chuyển hệ thống so với COD và Phí vận chuyển mà nhà vận chuyển thông báo (dữ liệu từ file excel).

Bước 7: Chọn các đơn bị lệch và xuất dữ liệu để làm căn cứ làm việc với nhà vận chuyển.

Bước 8: Chọn các đơn đúng  ->  Xác nhận thanh toán. Thao tác này sẽ thanh toán công nợ nhà vận chuyển

Bước 9: Chọn tên nhà vận chuyển bạn muốn thanh toán tiền COD (nếu có) và phí vận chuyển > Tiếp tục

Bước 10: Chọn nguồn tiền bạn muốn thu COD vào và thanh toán phí vận chuyển

Bước 10. Xác nhận thanh toán

Khi này hệ thống sẽ tạo phiếu thu để thu tiền COD và phiếu chi để trả chi phí vận chuyển cho nhà cung cấp theo thông tin các vận đơn được thanh toán.

Các vận đơn được xác nhận thanh toán sẽ mặc định:

- Được xác nhận đã đối soát

- Xác nhận thanh toán đơn hàng COD

Trường hợp xác nhận thanh toán cho các vận đơn bị lệch. Hệ thống sẽ hiển thị thêm thông tin điều chỉnh công nợ của nhà vận chuyển để cập nhật đúng khoản tiền còn nợ của nhà vận chuyển.

Ví dụ: Nhà vận chuyển đang nợ 330.000 tiền COD của vận đơn 0001. Khi đối soát và xác nhận thanh toán, COD nhà vận chuyển trả về chỉ là 300.000 (việc COD bị giảm đã được 2 bên thoả thuận và chấp nhận). Khi xác nhận thu tiền COD của vận đơn 001 chỉ là 300k , hệ thống sẽ điều chỉnh xoá đi nợ 330.000 và điều chỉnh lại nợ 300.000 sau đó ghi nhận đã thanh toán đủ 300.000 => hết nợ.