Bạn cần quan tâm


1. Email doanh nghiệp

Email doanh nghiệp (Email Business) hay còn gọi là email tên miền (domain email),... là một dịch vụ mail server mà chủ sở hữu tên miền được sử dụng khi đăng ký và sở hữu tên miền.

Email doanh nghiệp giúp Nhà bán hàng tăng thiện cảm cho Khách mua hàng cũng như tạo tính chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.

Email doanh nghiệp bao gồm hai thành tố chính: tên tài khoảnđuôi tên miền.

Email được cấu hình trong quản lý DNS thông qua hai bản ghi:

  • Bản ghi MX
  • Bản ghi TXT

Khi sử dụng dịch vụ tại Haravan, Nhà bán hàng có thể sử dụng email với số lượng 5, 15 hoặc 25 user tùy thuộc vào gói dịch vụ của Nhà bán hàng.

Dung lượng tối đa mà Nhà bán hàng có thể sử dụng là 1 GB (1024 MB).


2. Bản ghi MX

Bản ghi MX (Mail Exchange) là bản ghi chính gửi trực tiếp email cho một tên miền. Bản ghi này hoạt động kết hợp với bản ghi địa chỉ (A records) và bản ghi tên máy chủ (NS records) hướng các email nhận được cho một tên miền đến các máy chủ thư thích hợp.

Bản ghi MX được sử dụng để trỏ cho email doanh nghiệp.

Bản ghi MX bao gồm ba giá trị:

  1. Record Type: MX.
  2. Host Record: giá trị tên miền của email doanh nghiệp. Khi sử dụng email trong Haravan, giá trị này là "@".
  3. Record Value: giá trị đại diện cho máy chủ của bên thứ ba. Máy chủ tại Haravan là mail02.haravan.vn.

Ghi chú:

  • Có thể trỏ nhiều máy chủ về một tên miền email doanh nghiệp thông qua các bản ghi MX.
  • Các máy chủ mail server xác định và phân định các máy chủ mail server thông qua một giá trị ưu tiên Priority.
  • Giá trị ưu tiên càng nhỏ thì mức ưu tiên càng cao.

3. Bản ghi TXT

Bản ghi TXT (Short For Text), còn được gọi là bản ghi SPF (Sender Policy Framework), hay là bản ghi văn bản.

Với bản ghi TXT, máy chủ tiếp nhận email sẽ kiểm tra IP của máy chủ thư gửi và IP của máy chủ đã đăng ký bản ghi TXT.

Nếu Khách hàng có nhiều máy chủ thư nên liệt kê tất cả trong bản ghi TXT giúp đảm bảo thư đến được chính xác và đầy đủ, bên cạnh việc giúp chống spam và giả mạo email. 

Để khai báo bản ghi TXT khi trỏ email doanh nghiệp, Nhà bán hàng cần nhập ba giá trị:

  1. Record Type: TXT.
  2. Host Record: giá trị tên miền của email doanh nghiệp. Khi sử dụng email trong Haravan, giá trị này là "@".
  3. Record Value: giá trị đại diện cho máy chủ của bên thứ ba. Cú pháp mà Nhà bán hàng cần nhập là "v=spf1 a mx include:cpanel.haravan.vn ~all".

Cảnh báo:

Cú pháp Record Value của bản ghi TXT có thể có sự khác biệt tùy thuộc vào nhà cung cấp tên miền. 

Nếu Nhà bán hàng không chắc chắn về điều này, vui lòng liên hệ bên cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp để được hỗ trợ.


4. Trỏ bản ghi cho email doanh nghiệp

Giao diện của mỗi nhà cung cấp tên miền được thiết kế khác nhau, do đó cũng khác nhau ít nhiều về thao tác.

Về nguyên tắc chung, Nhà bán hàng chỉ cần thêm và trỏ hai bản ghi MX và TXT theo cú pháp yêu cầu.

Quy trình sẽ theo các bước sau:

  1. Đăng nhập vào trang quản lý tên miền của nhà cung cấp.
  2. Tìm phần Quản lý DNS.
  3. Nhà bán hàng thêm bản ghi (record) mới với nội dung sau:
    Host RecordRecord TypeRecord Value
    Bản ghi 1@MX

    mail02.haravan.vn

    Bản ghi 2@TXT"v=spf1 a mx include:cpanel.haravan.vn ~all"
  4. Lưu thao tác.

Ghi chú:

Trong hầu hết các trường hợp, Nhà bán hàng còn cần khai báo giá trị ưu tiên. Lúc đó, 10 chính là giá trị Haravan khuyến cáo mà Nhà bán hàng nên sử dụng.

Cảnh báo

Đối với nhà cung cấp tên miền Go Daddy, cú pháp cho bản ghi TXT phải là:

Host RecordRecord TypeRecord Value
Bản ghi 1@MX

mail02.haravan.vn

Bản ghi 2@TXT"v=spf1 include:spf.protection.outlook.com include:cpanel.haravan.vn a:li1752-149.members.linode.com -all"



5. Một số giao diện bản ghi email doanh nghiệp của các nhà cung cấp

MẮT BÃO

PA VIỆT NAM

Z COM

AZDIGI

GO DADDY


6. Sử dụng hộp thư email doanh nghiệp trong Roundcube Webmail

Hộp thư email doanh nghiệp (Roundcube Webmail) chính là nơi Nhà bán hàng thao tác với các email được gửi đi hay nhận về với địa chỉ email doanh nghiệp.

Về mặt cơ cấu và chức năng, hộp thư email doanh nghiệp tương tự như hộp thư của Gmail.

Bài viết sẽ hướng dẫn Nhà bán hàng sử dụng các chức năng cơ bản và cần thiết khi sử dụng hộp thư.

Đăng nhập vào hộp thư Roundcube Webmail

Một khi có tài khoản email doanh nghiệp (quyền admin hoặc user) là Nhà bán hàng có thể đăng nhập vào hộp thư Roundcube Webmail https://mail02.haravan.vn/mail.

Tên đăng nhập chính là Mail Address (viết đầy đủ) và Mật khẩu chính là Password được tạo bởi tài khoản admin tạo tài khoản đó.

Nhấn Đăng nhập để vào hộp thư email doanh nghiệp.


Hộp thư đến và Hộp thư đi

Sau khi đăng nhập vào hộp thư Roundcube Webmail, Nhà bán hàng truy cập được hộp thư.

Tại đây, Nhà bán hàng xem được các email được nhận trong Inbox (Hộp thư đến) và xem lại các thư gửi đi trong Sent (Đã gửi)


Tạo chữ ký cho email doanh nghiệp

Chữ ký trong email giúp doanh nghiệp đánh dấu, tạo điểm nhấn cũng như xây dựng sự chuyên nghiệp cho các email gửi đi.

Trong Roundcube Webmail, Nhà bán hàng có thể tạo chữ ký cho email doanh nghiệp theo các bước sau:

  1. Trong Roundcube Webmail, vào Settings (Thiết lập cấu hình) > Identities (Các nhận diện).
  2. Chọn Identities (Các nhận diện) là địa chỉ email hiện tại.
  3. Trong Edit identity (Chỉnh sửa nhận diện), Nhà bán hàng thiết lập chữ ký vào phần Signature (Chữ ký).
  4. Nếu Nhà bán hàng muốn sử dụng các tùy chỉnh nâng cao cho chữ ký (chèn hình, chèn liên kết, sử dụng Source code,...) thì nhấn chọn vào checkbox "HTML signature" (Chữ ký HTML).
  5. Nhấn Save (Lưu). Khi hệ thống thông báo "Successfully saved" thay đổi đã được cập nhật.


Thư trả lời tự động

Chức năng trả lời thư tự động giúp gia tăng tính chuyên nghiệp và sự tin cậy cho doanh nghiệp.

Roundcube Webmail hỗ trợ Nhà bán hàng thực hiện thiết lập này, thông qua các bước sau:

  1. Trong Roundcube Webmail, vào Settings (Thiết lập cấu hình) > Vacation  (Thiết lập tự động trả lời trong kỳ nghỉ).
  2. Tại đây, Nhà bán hàng có thể thực hiện được nội dung thư trả lời tự động và các thiết lập liên quan. 
  3. Nhà bán hàng chọn thẻ Reply Message (Trả lời thư) để thiết lập nội dung trả lời tự động, bao gồm:

    • Subject (Tiêu đề)
    • Body (Nội dung thư)
    • Vacation start: Thời gian bắt đầu thực hiện phiên trả lời tự động.
    • Vacation end: Thời gian kết thúc thực hiện phiên trả lời tự động.
    • Status (Trạng thái).
      • Bao gồm hai trạng thái: (Off) Tắt(On) Mở.
      • Nhà bán hàng phải chọn trạng thái (On) Mở thì chức năng trả lời tự động mới được kích hoạt.
  4. Nhà bán hàng vào thẻ Advanced Settings (Tùy chọn tính năng cao hơn) để cấu hình các thiết lập sau:

    • Reply sender address: Địa chỉ email thực hiện trả lời tự động.
    • My e-mail addresses: Địa chỉ email hiển thị khi trả lời tự động.
      • Nhà bán hàng có thể bỏ trống trường thông tin này.
      • Nếu Nhà bán hàng chọn "Fill it all my address" thì việc trả lời tự động sẽ áp dụng cho địa chỉ email người gửi thuộc danh bạ của Nhà bán hàng.
    • Reply interval (Khoảng thời gian trả lời): Thời gian thực hiện trả lời tự động khi nhận được một email mới. Đơn vị thời gian được tính theo ngày.
    • Incoming message action: thiết lập hành động khi Nhà bán hàng nhận được một email mới.
      Bao gồm:
      • Keep: giữ lại.
      • Discard: loại bỏ. 
      • Redirect to: điều hướng đến một địa chỉ khác.
      • Send copy to: gửi bản sao chép đến một địa chỉ khác.
  5. Nhấn Save (Lưu). Khi hệ thống thông báo "Successfully saved" thay đổi đã được cập nhật.

Ghi chú:

  • Nếu Nhà bán hàng không thiết lập Vacation start (thời gian bắt đầu) thì việc trả lời tự động sẽ được thực hiện sau khi thực hiện thiết lập, với điều kiện cần thiết là là Status (Trạng thái)"On" ("Mở") và Nhà bán hàng đã Save (Lưu) thiết lập.
  • Nếu Nhà bán hàng không thiết lập Vacation end (thời gian kết thúc) thì phiên trả lời tự động là không có thời hạn kết thúc.

Thiết lập ngôn ngữ và thời gian 

Hộp thư Roundcube Webmail ban đầu ngôn ngữ Tiếng anh (US) và các thiết lập thời gian mặc định.

Nhà bán hàng có thể giữ nguyên cấu hình này hoặc thiết lập lại ngôn ngữ và thời gian theo hướng dẫn sau:

  1. Trong Roundcube Webmail, vào Settings (Thiết lập cấu hình) > Preferences (Sở thích) > User Interface (Giao diện người dùng).
  2. Trong User Interface (Giao diện người dùng), Nhà bán hàng thực hiện các thiết lập tại phần Main Options (Tùy chọn chính).
  3. Về ngôn ngữ, Nhà bán hàng chọn ngôn ngữ cho hộp mail trong danh sách sổ xuống của mục Language (Ngôn ngữ). Hiện có hơn 80 ngôn ngữ cho Nhà bán hàng lựa chọn, trong đó có Tiếng Việt.

  4. Về thời gian, Nhà bán hàng có thể thực hiện được các thiết lập sau:
    • Time zone (Múi giờ): múi giờ của hộp thư.
    • Time format (Định dạng thời gian): định dạng cho thời gian giờ và phút.
    • Date format (Định dạng ngày tháng): định dạng cho thời gian ngày tháng năm.
    • Pretty dates (Ngày tháng đầy đủ): check chọn nếu muốn hiển thị đầy đủ Ngày - Tháng - Năm.
    • Refresh (Tải dữ liệu mới): Thời gian để hộp thư tải dữ liệu mới.
      Nhà bán hàng có thể chọn 1 phút một lần đến 60 phút một lần hoặc Không bao giờ.
  5. Nhấn Save (Lưu). Khi hệ thống thông báo "Successfully saved" thay đổi đã được cập nhật.


Đổi mật khẩu

Để đổi mật khẩu cho Roundcube Webmail, Nhà bán hàng thực hiện như sau:

  1. Trong Roundcube Webmail, vào Settings (Thiết lập cấu hình) > Password (Mật khẩu).
  2. Trong Change password, Nhà bán hàng nhập các thông tin sau:
    1. Current Password (Mật khẩu hiện tại)
    2. New Password (Mật khẩu mới)
    3. Confirm New Password (Xác nhận mật khẩu mới)
  3. Nhấn Save (Lưu). Khi hệ thống thông báo "Successfully saved"thay đổi đã được cập nhật.

Ghi chú:

  • Mật khẩu phải dài ít nhất $ ký tự.
  • Mật khẩu phải bao gồm ít nhất 1 con số và 1 ký tự dấu câu.