HaraRetail - Quản lý ca

Sửa đổi: 06/01/2023 18:01

Khi thực hiện bán hàng tại cửa hàng, quản lý ca là một thao tác cần thiết để Nhà bán hàng theo dõi ca trực của nhân viên và quản lý doanh thu của cửa hàng trong từng ca trực.

Để thực hiện chức năng Mở ca, Nhân viên cửa hàng thực hiện theo các bước sau:

1. Từ Trang quản trị, trong phần Ứng dụng chọn Hararetail.

2. Tại màn hình làm việc của HaraRetail, chọn nút biểu tượng Menu

Trong menu, Nhà bán hàng chọn Quản lý ca và bắt đầu thực hiện các thao tác bán hàng và quản lý ca trực.

Lưu ý:

Để có thể quản lý ca, nhà bán hàng cần bật chức năng quản lý ca trong phần cấu hình. Để xem hướng dẫn cấu hình chức năng chuyển ca, Nhà bán hàng vào đây.
Nhà bán hàng cần cấu hình địa chỉ cho bán hàng trong trường hợp có nhiều cửa hàng, chi nhánh khác nhau. Mỗi trình duyệt chỉ có thể thiết lập một địa chỉ cửa hàng duy nhất. Nhà bán hàng xem hướng dẫn cấu hình địa chỉ Thiết lập và thêm địa điểm bán hàng.

MỤC LỤC

1. Mở ca
2. Điều chỉnh
3. Đóng ca
4. Xem chi tiết doanh thu

1. Mở ca

Nhân viên thực hiện mở ca khi bắt đầu ca làm việc để hệ thống bắt đầu ghi nhận thông tin đơn hàng được tạo từ tài khoản vừa đăng nhập.

Lưu ý: Chức năng mở ca chỉ có thể được thực hiện khi ca bán hàng trước đó đã được đóng ca.

Khi nhân viên thực hiện đăng nhập vào, nếu ca trước đó chưa được đóng, hệ thống sẽ hiển thị thông báo đóng ca

Nhân viên thực hiện việc đóng ca

Nhân viên thực hiện mở ca bằng cách chọn Mở ca

2. Điều chỉnh

Nhân viên thực hiện Điều chỉnh khi có sự thay đổi tiền mặt trong quá trình hoạt động trong ca như là Nạp tiền hay Rút tiền.

Việc theo dõi điều chỉnh giúp cho việc kiểm soát số tiền thực tế trong két được chính xác. Đồng thời, tránh được việc gian lận hay sai sót, chênh lệch nếu phát sinh trong quá trình bán hàng.

1. Để thực hiện chức năng này, Nhân viên nhấp vào Điều Chỉnh.

2. Tùy theo từng trường hợp cụ thể mà Nhà bán hàng có thể:

Rút tiền: Nhà bán hàng chọn Rút tiền -> nhập Số tiền rút và Ghi chú (nếu có). Sau đó bấm Xác nhận.

Nạp tiền: Nhà bán hàng chọn Nạp tiền -> nhập Số tiền nạp và Ghi chú (nếu có). Sau đó bấm Xác nhận.

3. Số tiền đã rút/nạp sẽ được hệ thống ghi nhận và được tính toán để cho ra kết quả chính xác nhất khi Đóng ca, và từ đó Nhân viên biết được chính xác lượng tiền mặt thực tế có trong két.

Nhân viên có thể thực hiện việc điều chỉnh nhiều lần trong ca bán hàng, chỉ cần bảo đảm số tiền rút ra phải ít hơn số tiền thực tế có trong két.

Sau khi điều chỉnh, hệ thống sẽ tự động ghi nhận lại thời gian thực hiện, nhân viên thực hiện, và số tiền điều chỉnh trong lịch sử hoạt động của ca bán hàng.

Lưu ý:

Nút Điều chỉnh chỉ được bật khi nhà bán hàng chọn Theo dõi tiền mặt cấu hình Quản lý ca.

Chỉ có thể thực hiện Điều chỉnh trong ca đang mở.

3. Đóng ca

1. Khi kết thúc ca bán hàng, Nhân viên chọn Đóng ca để xác nhận và kiểm tra số tiền thực tế. Sau đó, nhân viên nhập số tiền mặt hiện có trong Số tiền đếm được. Ô Ghi chú giúp Nhân viên chú thích cho các trường hợp phát sinh thêm trong ca.

2. Sau khi Nhập Số tiền đếm được và Ghi chú, Nhân viên bấm Xác nhận.

3. Sau khi Xác nhận, Nhân viên có thể lựa chọn Nạp tiền hay Rút tiền tùy theo trường hợp trong ca.
- Nạp tiền: khi nhân viên nhận thêm tiền mặt vào két
- Rút tiền: khi nhân viên muốn rút tiền trong ca làm việc

Việc viết Ghi chú cho các trường hợp Nạp/Rút tiền được khuyến cáo thực hiện nhằm giúp cho kiểm soát các nguyên nhân khi lượng tiền mặt trong két có sự thay đổi được tốt hơn.

Bạn có thể xem lại hoạt động này trong phần Quản lý ca

Lưu ý:

Hệ thống sẽ ghi nhận lại tên của nhân viên mở và đóng ca của cửa hàng, chi nhánh đó.
Hệ thống hiển thị khoản tiền rút/nạp khi nhân viên thực hiện thao tác này. Số tiền rút không vượt quá số tiền tối đa đang có.