Nội dung trong bài viết:
  • Xác nhận đơn hàng
  • Xử lý giao hàng
  • Xác nhận thanh toán  
    • Từng đơn hàng 
    • Nhiều đơn hàng 
  • Hoàn trả    
  • Hủy đơn hàng    
  • Xóa đơn hàng

Xác nhận đơn hàng


Xác nhận đơn hàng giúp Nhà bán hàng chắc chắn hơn về các yêu cầu đặt hàng, tránh các trường hợp đặt sai, đặt trùng, đặt thừa, đặt sót, bùng hàng,...


Phương thức xác nhận đơn hàng phổ biến là gọi điện xác nhận. Nhà bán hàng cũng có thể xác nhận đơn hàng qua email, tin nhắn,...


Để một đơn hàng chuyển qua tình trạng xác nhận, trong trang chi tiết của đơn hàng đó, Nhà bán hàng nhấn chọn Xác nhận đơn hàng, chon Tiếp tục trong cửa sổ xác nhận yêu cầu.



Một đơn hàng đã xác nhận sẽ được ghi nhận tình trạng là "Đã xác nhận" và Nhà bán hàng không thể thực hiện xác nhận lại hay thay đổi trạng thái này.




Xử lý giao hàng    


Việc giao hàng cho Khách mua hàng là một điều cần thiết nhằm đưa hàng hóa đến tay Khách mua hàng. Tùy vào từng doanh nghiệp, Nhà bán hàng có thể đội ngũ giao hàng riêng hay hợp tác với các nhà vận chuyển.


Có nhiều nhà vận chuyển khác nhau mà Nhà bán hàng có thể lựa chọn. Khi sử dụng dịch vụ tại Haravan, Nhà bán hàng có thể dễ dàng các nhà vận chuyển đã được tích hợp với hệ thống.


Sau khi kết nối với các nhà vận chuyển, các đơn hàng sẽ được gửi đi tự động khi Nhà bán hàng xử lý giao hàng. Mỗi Nhà bán hàng có gói giao hàng và mức phí khách hàng. 


Trong Omnipower, để xử lý giao hàng cho một đơn hàng, Nhà bán hàng nhấp chọn vào đơn hàng đó. Trong trang chi tiết của đơn hàng, chọn phần Giao hàng.


Nhà bán hàng điền các thông tin giao hàng.


  • Tổng khối lượng (kg): bằng tổng cộng khối lượng của tất cả sản phẩm có trong đơn hàng. Giá trị khối lượng của sản phẩm được ghi nhận trong phần khối lượng trong trang chi tiết sản phẩm
  • Số tiền thu hộ (COD): số tiền mà Nhà bán hàng yêu cầu thu hộ. Nhà bán hàng có thể tùy chỉnh giá trị này. Lưu ý là một số nhà vận chuyển chưa hỗ trợ phương thức thanh toán COD.
  • Kho xuất hàng: danh sách kho xuất hàng chính là danh sách các địa chỉ được check chọn "Địa chỉ lấy hàng" trong phần Cấu hình địa chỉ.
  • Giao hàng bằng: Nhà bán hàng chọn nhà vận chuyển từ danh sách nhà vận chuyển. 
    • Danh sách này tùy biến tùy thuộc vào cấu hình vận chuyển của Nhà bán hàng và địa điểm giao hàng, lấy hàng. 
    • Trong trường hợp Nhà bán hàng tự giao hàng, Nhà bán hàng lựa chọn nhà vận chuyển là "Khác".

  • Ghi chú: Nhà bán hàng thêm ghi chú cho nhà vận chuyển. Đây là các ghi chú hỗ trợ cho việc giao - nhận một cách tốt hơn. Ví dụ như "hàng đồng kiểm", "giao trong giờ hành chính", "hàng dễ vỡ",...

  • Mã vận đơn: Haravan khuyến cáo Nhà bán hàng không thao tác vào ô này. Khi đơn hàng được đẩy qua nhà vận chuyển, thông tin sẽ được tự động đồng bộ từ dữ liệu của nhà vận chuyển.

  • Chọn/Không chọn "Gửi email thông báo đến khách hàng".


Sau đó nhấn chọn Giao hàng để hoàn thành việc giao qua nhà vận chuyển.


---


Tùy thuộc vào từng nhà vận chuyển, ma có thể Nhà bán hàng cần phải điền thêm một số thông tin giao hàng khác.

  • Checkbox "Xem hàng trước khi nhận".

    • Giúp Nhà bán hàng tùy chỉnh việc cho phép khách mua hàng xem hàng trước. 
    • Hiện có các nhà vận chuyển Giao hàng nhanhShipChungProShipFlexShipDHLGiao hàng tiết kiệmViettel PostNinja Van hỗ trợ tính năng này.
  • Mã khuyến mãi.

    • Đây là các mã khuyến mãi mà nhà vận chuyển cung cấp và ưu đãi phí vận chuyển đơn hàng cho Nhà bán hàng. Mức ưu đãi cho mã khuyến mãi chỉ có thể nhỏ hơn hoặc bằng mức phí áp dụng cho đơn hàng.
    • Hiện có các nhà vận chuyển Giao hàng nhanhShipChung, DHL hỗ trợ tính năng này.
  • Kích thước gói hàng:

    • Bao gồm ba thông số Chiều dàiChiều rộngChiều cao, đơn vị cm.
    • Hiện có các nhà vận chuyển Giao hàng nhanhShipChungNinja van hỗ trợ tính năng này.


Cảnh báo

Hệ thống Haravan chỉ hỗ trợ hủy giao hàng cho những đơn hàng có trạng thái vận chuyển "Chờ lấy hàng".

Khi trạng thái vận chuyển này chuyển sang các trạng thái khác ("Đang lấy hàng", "Đã lấy hàng",...) thì Nhà bán hàng không thể hủy giao hàng trên hệ thống Haravan mà phải liên hệ Nhà vận chuyển để được hỗ trợ.


Xác nhận thanh toán    


Nhà bán hàng thực hiện xác nhận thanh toán khi nhận được khoản thanh toán cho đơn hàng đó. Việc xác nhận thanh toán giúp Nhà bán hàng ghi nhận chính xác tình trạng cho đơn hàng.


Việc xác nhận thanh toán cho đơn hàng có ảnh hưởng đến kết quả trong báo cáo bán hàng và tài chính, đến việc quản lý khi Nhà bán hàng kết nối bán hàng đa kênh,... Do đó, Haravan khuyến cáo Nhà bán hàng nên cập nhật Xác nhận thanh toán khi đã nhận được khoản thanh toán. 


Xác nhận thanh toán cho đơn hàng có hai trường hợp xảy ra:

  • Từng đơn hàng
  • Nhiều đơn hàng


Từng đơn hàng 


Để xác nhận thanh toán cho một đơn hàng, trong trang chi tiết của đơn hàng đó, Nhà bán hàng xem trong phần thông tin thanh toán, nhấn chọn Thanh toán. Trong cửa sổ xác nhận yêu cầu, Nhà bán hàng xác nhận lại yêu cầu bằng cách nhấn chọn Tiếp tục.




Nhiều đơn hàng


Việc xác nhận thanh toán cho nhiều đơn hàng được thực hiện tại trang danh sách đơn hàng. 

  1. Tại trang danh sách đơn hàng, Nhà bán hàng chọn các đơn hàng cần thao tác. Nhà bán hàng có thể sử dụng thanh tìm kiếm hoặc bộ lọc đơn hàng để truy xuất danh sách phù hợp hơn.
  2. Nhấp vào Chọn thao tác. Chọn Xác nhận thanh toán.

  3. Trong cửa sổ xác nhận yêu cầu, chọn Xác nhận thanh toán.

---


Một đơn hàng sau khi được xác nhận thanh toán thì tình trạng thanh toán của đơn hàng đó chuyển sang "Đã thanh toán", và Nhà bán hàng không thể xác nhận thanh toán cho đơn hàng lần nữa, cũng như thay đổi tình trạng này.


Bí quyết
Một dấu hiệu để nhận biết đơn hàng đã được xác nhận thanh toán là tình trạng thanh toán "Đã thanh toán" và nút Thanh toán bị ẩn đi.


Sau khi xác nhận thanh toán:

  • Khoản thanh toán được ghi nhận trong Lịch sử đơn hàng.
  • Email xác nhận thanh toán được gửi tự động đến Khách mua hàng. Với điều kiện là Nhà bán hàng bật tính năng này. 
  • Nhà bán hàng mới có thể thực hiện hoàn trả cho đơn hàng.

Hoàn trả    


Hoàn trả là một loại dịch vụ hậu mãi được đánh giá là cần thiết và giúp xây dựng niềm tin, sự an tâm cho Khách mua hàng. Khi một Khách mua hàng có nhu cầu đổi trả, Nhà bán hàng thực hiện thao tác đổi hoàn trả cho đơn hàng để hệ thống ghi nhận và truy xuất thông tin một cách chính xác.


Cảnh báo
Điều kiện để thực hiện hoàn trả cho đơn hàng là đơn hàng đó "Đã hoàn thành", đồng nghĩa với việc tình trạng giao hàng là "Đã giao hàng" và tình trạng thanh toán là "Đã thanh toán".


Nhà bán hàng thực hiện việc hoàn trả cho đơn hàng như sau:

  1. Từ tranh danh sách đơn hàng, Nhà bán hàng nhấp chọn vào đơn hàng cần hoàn trả.
  2. Trong trang chi tiết của đơn hàng đó, Nhà bán hàng nhấp chọn vào biểu tượng "...", chọn Hoàn trả.

  3. Hệ thống điều chuyển về trang hoàn trả. Tại đây, Nhà bán hàng điền các thông tin hoàn trả:

    1. Số lượng Nhập trả.
    2. Số tiền nhập trả, trong ô Tiền mặt. Tổng số tiền có thể hoàn trả được tính dựa trên đơn giá của từng sản phẩm x số lượng sản phẩm hoàn trả, không bao gồm phí vận chuyển. Nếu muốn tính thêm phí vận chuyển, Nhà bán hàng có thể cộng thêm vào.
    3. Lý do hoàn trả.
  4. Nhấn chọn Hoàn trả <số tiền hoàn trả> để hoàn thành thao tác.


Nhà bán hàng có thể thực hiện hoàn trả bằng một trong hai cách:

  • Một phần
  • Toàn phần


Điều này được phân biệt bằng số lượng nhập trả và số tiền hoàn trả. Chỉ khi Nhà bán hàng hoàn trả toàn bộ số lượng và số tiền, thì việc hoàn trả mới được coi là hoàn trả toàn phần (tương đương với tình trạng thanh toán là "Đã nhập trả")


Sau khi thực hiện hoàn trả, trạng thái thanh toán của đơn hàng chuyển đến trạng thái "Nhập trả một phần" hoặc "Đã nhập trả".


Hủy đơn hàng    


Có nhiều lý do để hủy đơn hàng: đơn hàng đặt sai, khách hàng đổi ý,... 


Khi đó, Nhà bán hàng thực hiện thao tác hủy đơn hàng để đơn hàng được ghi nhận chính xác và thông tin liên quan đến đơn hàng được truy xuất hợp lý (tồn kho, báo cáo,...)


Việc hủy đơn hàng được thực hiện như sau:


  1. Từ tranh danh sách đơn hàng, Nhà bán hàng nhấp chọn vào đơn hàng cần hủy.
  2. Trong trang chi tiết của đơn hàng đó, Nhà bán hàng nhấp chọn vào biểu tượng "...", chọn Hủy đơn hàng.

  3. Do hủy đơn hàng là một thao tác nghiêm trọng, nên Nhà bán hàng cần nhập các thông tin liên quan đến hủy đơn hàng trong Hộp thoại Hủy đơn hàng. Các thông tin này bao gồm:

    1. Lý do hủy đơn hàng: Nhà bán hàng lựa chọn theo các tùy chọn gợi ý của hệ thống:
      • Khách hàng đổi ý
      • Đơn hàng giả mạo
      • Hết hàng
      • Khác
    2. Ghi chú: mục này giúp Nhà bán hàng thêm thông tin về việc hủy đơn hàng, đặc biệt là làm rõ hơn lý do hủy đơn hàng.
    3. Hoàn trả thanh toán: việc hủy đơn hàng cũng gần tương đương với việc hoàn trả toàn phần một đơn hàng, do đó Nhà bán hàng cần thực hiện các thao tác về hoàn trả cho đơn hàng đó:

      1. Số lượng Trả hàng.
        • Mặc định, khi thực hiện lệnh Hủy đơn hàng, tất cả sản phẩm có trong đơn hàng sẽ được hoàn trả.
        • Nếu muốn hoàn trả 1 phần đơn hàng, thay đổi số lượng theo như mong muốn.
      2. Số tiền trả, trong ô Tiền mặt.
  4. Nhấn Hủy đơn hàng.


Lưu ý là nếu Nhà bán hàng muốn hủy một phần hoặc toàn bộ đơn đặt hàng, thì chi tiết về việc đã hoàn lại tiền sẽ được cập nhật trong phần Lịch sử của đơn đặt hàng.


Xóa đơn hàng


Việc xóa một đơn đặt hàng sẽ xóa tất cả dữ liệu của đơn hàng đó khỏi hệ thống Haravan. 


Việc xóa đơn hàng có thể gây ra nhiều hệ quả nghiêm trọng: mất dữ liệu, thiếu cơ sở khi cần xem lại, đối chiếu, ảnh hưởng đến các báo cáo bán hàng,...


Nhà bán hàng chỉ có thể thực hiện xóa từng đơn hàng, và không thể xóa cùng lúc nhiều đơn hàng. Và cũng chỉ có tài khoản Chủ sở hữu mới thực hiện được việc xóa đơn hàng.


Trước khi muốn xóa một đơn đặt hàng, thì đơn đặt hàng đó phải được Lưu trữ hoặc Hủy.

  • Lưu trữ: tháo tác này đồng nghĩa với việc hệ thống sẽ lưu môt bản sao của đơn hàng đó. Khi Xóa đơn hàng, giá trị tồn kho của sản phẩm sẽ được cập nhật
  • Hủy đơn hàng: Thao tác này đồng nghĩa với việc các sản phẩm trong đơn hàng sẽ được nhập trả, và giá trị tồn kho của sản phẩm được cập nhật.


Haravan khuyến cáo Nhà bán hàng nên thực hiện thao tác hủy trước khi xóa đơn hàng để giá trị tồn kho được cập nhật.


Để xóa một đơn đặt hàng, Nhà bán hàng thực hiện như sau:

  1. Từ tranh danh sách đơn hàng, Nhà bán hàng nhấp chọn vào đơn hàng cần xóa.
  2. Nhà bán hàng kéo xuống cuối và nhấn vào Xóa đơn hàng:
  3. Xác nhận lại yêu cầu trong cửa sổ cảnh báo bằng cách nhấn chọn Tiếp tục.