Nội dung trong bài viết

  • Danh sách phiếu mua hàng
  • Tìm kiếm phiếu mua hàng
  • Lọc phiếu mua hàng
  • Tạo phiếu mua
  • Nhận hàng
  • Chi tiết phiếu mua hàng
    • Chi tiết
    • Lịch sử
  • In phiếu mua hàng

Danh sách phiếu mua hàng


Để vào được phần quản lý phiếu mua hàng, Nhà bán hàng Quản lý tồn kho > Mua hàng.



Các chức năng chính của trang Danh sách phiếu mua hàng:

  • Liệt kê toàn bộ phiếu mua hàng. Nếu phiếu mua hàng có ghi chú thì ghi chú này cũng được hiển thị.
  • Hiển thị thời gian "Ngày dự kiến" giao hàng.
  • Hiển thị nhà phân phối cũng như số tham chiếu.
  • Hiển thị kho mua hàng.
  • Hiển thị tình trạng của phiếu.
    • Hoàn thành: đã nhận hàng.
    • Chưa hoàn thành: chưa nhận hàng.
  • Hiển thị số lượng mua hàng và tổng tiền phiếu mua hàng
  • Lưu trữ: lưu lại phiếu mua hàng (Trong trường hợp hiện tại chưa cần nhập hàng, nhưng sau này cần. Hoặc bất kỳ lý do trì hoãn phiếu mua hàng đó lại).

Tìm kiếm phiếu mua hàng


Sử dụng thanh tìm kiếm giúp Nhà bán hàng tìm được phiếu mua hàng cần tìm. 



Thanh tìm kiếm hỗ trợ tìm kiếm theo mã phiếu mua hàng.


Lọc phiếu mua hàng


Khi phiếu mua hàng của cửa hàng quá nhiều, không thể kiểm soát, có thể dùng Điều kiện lọc để tìm kiếm, lưu kết quả lọc thành một Mục để lần sau có thể vào kiểm tra dễ dàng.


Các điều kiện lọc:

  • Kho
  • Tình trạng
    • Chưa nhận hàng, 
    • Hoàn thành, 
    • Đã nhập một phần, 
    • Lưu trữ.
  • Nhà phân phối


Tạo phiếu mua


Nhà bán hàng thực hiện Tạo phiếu mua hàng khi muốn nhập thêm sản phẩm vào kho.


Chức năng này giúp Nhà bán hàng có thể quản lý các phiếu mua hàng từ các nhà phân phối, không bị sót cũng như bị thiếu sản phẩm.


Để tạo phiếu mua hàng tại Quản lý tồn kho > Mua hàng > Tạo phiếu mua.


Tại đây:


  1. Nhà bán hàng chọn sản phẩm cần nhập hàng.
  2. Chọn nhà phân phối đã từng nhập hàng hoặc tạo nhà phân phối mới
  3. Chọn kho nhận hàng nhập.
  4. Điều chỉnh ngày nhận hàng dự kiếnsố tham chiếu (số hoá đơn tương ứng của nhà phân phối).
  5. Gắn nhãn và ghi chú (nếu có) cho đơn hàng.
  6. Nhấp Lưu.


Lưu ý

  • Sau khi tạo phiếu mua hàng, số Không khả dụng được cộng thêm.
  • Giá trên phiếu mua hàng chính là giá vốn thực tế trên chứng từ mua hàng từ nhà cung cấp.
  • Giá vốn trên hệ thống Haravan hiện được tính theo phương pháp BÌNH QUÂN GIA QUYỀN.

Nhận hàng


Nhà bán hàng tạo phiếu mua hàng khi có nhu cầu nhập hàng vào kho. Khi hàng đã đến kho, Nhà bán hàng cần thực hiện thao tác xác nhận nhập hàng thì việc mua hàng mới hoàn chỉnh.


Khi hàng đã được nhập, Nhà bán hàng kiểm kê theo đúng số lượng từ bên nhà phân phối báo qua. Nhà bán hàng ghi nhận các phiếu mua hàng đã nhận hàng xác nhận lại tình trạng nhập hàng:

  • Nếu đã nhập hàng toàn bộ -> xác nhận "Hoàn thành".
  • Nếu "nhập 1 phần" > "Đã nhập một phần" và số lượng nhập cụ thể.
  • Nếu không nhập hàng > "Huỷ".
  • Hoặc Nhà bán hàng "Lưu trữ"phiếu mua hàng.
    • Một phiếu mua hàng khi đã được Lưu trữ thì không thể thay đổi hay xác nhận nhận hàng (nếu phiếu đó chưa xác nhận nhận hàng trước đó).
    • Khi đó, số Không khả dụng cũng tự động triệt tiêu, trạng thái phiếu mua hàng được giữ nguyên.


Sau khi hàng được kiểm kê và cho vào kho, ta cần xác nhận như sau:

  1. Chọn phiếu mua hàng được nhập hàng vào kho. Trong phiếu sẽ bao gồm tất cả các sản phẩm mà cửa hàng cần nhập:
  2. Lúc này, có các trường hợp sau:
    • Nếu nhận đúng hết số lượng của các sản phẩm cần nhập trong phiếu mua này:
      1. Nhà bán hàng chọn "Nhận tất cả"
      2. Trong cửa sổ Tạo phiếu mua hàng mới, Nhà bán hàng chọn Ngày nhận và bấm "Nhận".
    • Nếu nhận không ít hơn số lượng cần nhập:
      1. Nhà bán hàng chọn số lượng thực tế đã nhập cho từng sản phẩm.
      2. Nhà bán hàng chọn "Nhận hàng".
      3. Trong cửa sổ Tạo phiếu mua hàng mới, Nhà bán hàng chọn Ngày nhận và bấm "Nhận".
  3. Ở phần thông tin bổ sung, kiểm tra và rà soát lại ngày nhận hàng dự kiếnsố tham chiếukhi tạo phiếu mua hàng trước đó.


Lưu ý:

  • Đối với các phiếu mua hàng có số lượng sản phẩm từ 2 trở lên và chia thành nhiều lần nhận, nhà bán hàng có thể nhập số hàng nhận tương ứng cho mỗi lần nhập hàng.
  • Có thể gửi cập nhật cho nhà phân phối, thông tin phiếu mua sẽ được gửi đến nhà phân phối qua email.
  • Khi hoàn tất phiếu mua hàng có thể in phiếu mua hàng để sử dụng trong nội bộ khi nhập hàng.
  • Tất cả các thao tác thực hiện hoàn tất phiếu mua hàng hệ thống Haravan sẽ ghi nhận nhằm giúp Nhà bán hàng có thể dễ dàng quản lý, tránh sai sót.
    • Nhân viên xử lý
    • Thời gian xử lý
    • Thao tác xử lý

Chi tiết phiếu mua hàng


Sau khi một phiếu mua hàng, đã được tạo ra, Nhà bán hàng có thể vào xem hay thực hiện mua hàng


Nhấp chọn vào phiếu mua hàng cần xem trong danh sách phiếu mua hàng, hệ thống điều hướng đến trang chi tiết phiếu.


Tại đây, Nhà bán hàng xem được các thông tin:


Thẻ Chi tiết


Trên thẻ Chi tiết, Nhà bán hàng xem được:



  • Thông tin chung:
    • Mã phiếu mua hàng
    • Ngày dự kiến 
    • Trạng thái
  • Thông tin khởi tạo:
    • Phiếu mua hàng
    • Kho
    • Thông tin ghi chú
    • Thông tin bổ sung


Thẻ Lịch sử


Thẻ Lịch sử ghi nhận các hoạt động với phiếu mua hàng đó.



In phiếu mua hàng


  1. Để thao tác in phiếu điều mua hàng, Nhà bán hàng nhấp chọn vào phiếu mua hàng, chọn thẻ Chi tiết.
  2. Trong trang chi tiết, nhấn chọn In.
  3. Trong trang in, Nhà bán hàng chọn Print để in phiếu.
    Trước đó, Nhà bán hàng có thể thiết lập một số cài đặt như máy in, lề giấy, trang in,..


Ghi chú
  • Giao diện trang in tùy thuộc vào từng trình duyệt.
  • Hiện tại, hệ thống Haravan chỉ hỗ trợ in từng phiếu, chưa hỗ trợ in hàng loạt